你可能已经独自使用Smartsheet一段时间了，或者甚至与你的团队合作。如果你已经开始在Smartsheet中与你的团队或其他利益相关者合作，你可能已经开始看到你在一起工作和完成事情的方式上的一些改进。如果你能把你们的合作提升到一个新的水平，并给你的团队提供他们需要完成更多任务的东西呢?
在这篇文章中，我将介绍三个团队协作技巧——基于Smartsheet的关键功能——这将给你的团队一个获胜的优势。
1.您的团队需要的所有信息-在一个地方
协作的主要障碍之一是确保每个人都有他们需要的信息，以便为项目或过程的各自部分做出贡献。一项研究研究发现，员工每天要花36%的时间来查找和整合信息，但很多时候，他们仍然找不到所需的信息。
Smartsheet可以作为团队的唯一信息来源，这样他们就可以找到合作所需的所有信息。但是，在同一页面上不仅仅是更新同一工作表中的单元格。通过使用附件、评论和@提及以及表单，您可以将有关工作的信息、相关文档和对话保存在一个易于查找的位置。
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评论和@提及捕捉对话
注释可以为正在完成的工作提供很多透明度，因为它们可以在表格中捕获问题和讨论，而这些问题和讨论以前可能在电子邮件或聊天中丢失。通过使用评论记录相关任务的讨论，将团队的对话从聊天应用程序转移到Smartsheet中。然后，您可以以一种允许团队中的每个人都可以访问他们需要的信息的方式跟踪对话和笔记。
你甚至可以通过在你的评论中使用@提及来标记特定的评论，这会将你的评论立即通知给特定的人。
随时访问所有附件
Smartsheet也有一个专栏，你可以附加文件和图像从Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte，或直接从您的计算机。您还可以添加url，以便于引用网页。
附加相关文档和图像可以帮助您和您的团队轻松找到完成特定项目所需的文件，而无需记住它们保存在何处或在计算机或其他应用程序中搜索它们。这使得保持工作的组织性变得容易，因为文档和图像被附加到指定的任务行。
任何对工作表具有Owner、Admin或Editor权限的人都可以直接在该工作表中工作，并使用和访问注释和附件。
轻松收集数据从任何人与形式
智能工作表表单允许其他人向工作表添加行。表单是您或您的团队成员明确指定彼此或其他涉众所需信息的好方法，无论您是在处理请求、捕获任务还是收集反馈。创建一个直接在工作表中捕获信息的表单非常简单。观看下面的视频了解更多信息，或者加入我们即将到来的网络研讨会看看是怎么做的。
通过在工作表中添加表单，您的团队可以立即获得所需的所有信息，而不是来回发送电子邮件或使用聊天应用程序来填补空白。这减少了收集信息并将其输入表格的过程中所涉及的电子邮件的时间和数量。
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2.给合适的人合适的访问权限
大多数人通过直接与他们的团队成员或参与工作的其他利益相关者共享表格来进行Smartsheet协作。这意味着他们邀请其他用户根据需要使用共享按钮对工作表进行更改。
您可以与任何有电子邮件地址的人共享工作表，即使他们以前没有使用过Smartsheet或没有Smartsheet许可证。未经许可的用户仍然可以在表格上协作;他们只是不能拥有或创建表单。
但是，一个组织中的个人和团队可能会以不同的方式使用Smartsheet。并不是每个用户都应该有相同的权限来添加或更新工作表中的信息。这就是为什么确保合适的人——包括内部和外部合作者——有适当的访问权限是很重要的基于用户的权限—所有者、管理员、编辑器和查看器。使用Smartsheet，您还可以锁定行和列，以防止其他用户编辑特定行和列中的数据。
了解有关工作表权限和锁定行和列的详细信息我们即将举行的网络研讨会．
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3.让自动化推动你的项目前进
想象一下，你可以花五分钟建立一个自动化的工作流程，然后节省你过去花在跟踪团队状态更新，提醒他们截止日期，并确保每个团队成员都知道他们的行动项目上的时间。有了自动提醒、提醒和更新请求，即使你出去喝杯咖啡，你也可以协作并推进工作。
停止追踪状态更新
在与团队协作时，设置自动更新请求，以自动请求有关打开任务的最新信息。例如，您可以创建一个基于日期列触发的自动更新请求，该日期列请求受让人更新状态列。
或者，当状态更改为“In Progress”时，您可以设置一个自动更新请求，请求受让人更新任务的估计持续时间。
在分配任务时通知团队成员
您还可以设置自动化，以便在团队中的特定成员被分配新任务时通知他们。因为您可以将通知设置为发送给特定用户或基于联系人列表列类型中指示的联系人。
例如，在设置警报时，您可以选择“Assigned To”列，以便在向联系人分配任务时通知该特定联系人。
永远不要忘记最后期限
你担心你的团队不能按时完成任务吗?你是否发现自己在接近交付日期时，会与他们联系，只是为了确保你在正轨上?您可以通过在工作表中基于Date列类型设置自动化来自动执行这些提醒。
当关键日期临近或某个需要完成的特定日期时，给自己和团队发送一个自动提醒。您还可以在某个日期过后设置自动提醒，以检查过期的可交付成果或提醒团队成员报告需求。
要了解更多关于如何使用这些和其他智能表单功能来增强您的团队更有效地协作的信息，请观看我们关于协作最佳实践的Work Smart网络研讨会:
