找出工作效率杀手的最佳方法之一?ob欧宝娱乐app手机下载确定一个过程或沟通策略被硬塞进一个工具中，而这个工具最初并不是为了解决这个问题而构建的。一个常见的职场生产力杀手就是我们的会议文化ob欧宝娱乐app手机下载，以及这些会议经常依赖的幻灯片。随着我们将幻灯片从演示辅助工具转变为状态文档，越来越多的时间被浪费在整合幻灯片和将状态更新塞进静态文档上。
幸运的是，工作管理工具可以帮助解决这个问题。一个恰当的例子是:思科的服务运营团队已经证明，工作管理解决方案可以成为一种强大有效的替代品，并带来改变游戏规则的结果。
思科依靠像这样的智能仪表板和RYG球这样的视觉提示来帮助跟踪项目状态。
幻灯片灾难延迟了数据
思科的服务运营部门在实现思科的使命方面发挥着至关重要的作用。然而，当他们展望未来时，这个小组有显著的低效问题需要解决，以真正支持组织的其他部分。
每两周一次的状态报告是服务运营的业务节奏，为这份报告收集的所有信息都来自一个巨大的幻灯片。服务运营项目经理西德尼•沙克尔福德(Sydney Shackelford)生活在ppt风暴的中心。“每周，我都会从不同的项目经理那里得到多个幻灯片，包括状态和更新，这些需要整合到一个幻灯片上，”Shackelford解释说。每个星期，沙克尔福德都会手动梳理甲板，以确定更新和巩固状态，以便向副总裁提交双周报告。
“数据的准确性至少有一周的延迟，”沙克尔福德解释说。“因此，如果周二出现了问题，要到下周才会出现在领导层面前。”这种延迟的方法意味着高管们没有决策所需的项目数据，业务敏捷性停滞不前，导致机会流失，在过时的内容上浪费了数百个小时，团队成员感到沮丧和士气低落。
几个月来，该团队一直试图解决这个问题，但最初的仪表板工具在评估过程中陷入了困境。沙克尔福德说:“另外，我们需要一个全职的资源来维护这个可以解决问题的工具。”
灵活的解决方案可以节省时间
这时，沙克尔福德和她的老板决定重新思考这个问题——以及解决方案。工作管理平台Smartsheet多年来一直被思科的各个团队用来管理项目和流程，沙克尔福德和她的团队认为，这可能就是他们一直在寻找的答案。
沙克尔福德说:“我们在周三开始讨论使用Smartsheet的想法，到周五我就建立了一个仪表板模板，准备进行测试。”从那里，团队已经能够测试和迭代，以细化最有效的程序仪表板，为他们提供程序更新的新方法。“现在，每个人都可以访问程序仪表板。项目负责人可以在适当的时候更新他们的状态，”沙克尔福德说。没有ppt更新，只有实时信息。
程序敏捷性突飞猛进。“一旦程序状态从黄色变为红色，相关人员就会立即收到警报。更好的是，我们已经看到了导致这种变化的原因，”沙克尔福德说。“我们可以深入了解范围、进度和预算等细节，了解变化背后的全部情况，同时也能看到回归绿色的道路。”
实时节目信息不仅消除了通过PowerPoint进行更新，还优化了花在会议上的宝贵时间。
一种新的方法使组织保持一致
“使用仪表板作为我们的沟通和报告工具对我们来说意义重大。我们的领导者能够利用仪表板上的信息来推动对话。”
-思科服务运营项目经理sydney Shackelford
决策总是基于最新的信息而快速做出。“我们可以更容易地看到相互依赖关系，并确定变化或更新的潜在长期影响。正因为如此，我们可以更有效地与其他团队合作，对我们的优先事项有清晰的认识，并且可以更有效地朝着我们的目标努力。”
消息正在传播。
沙克尔福德说:“这种方法的传播速度之快令人惊讶。”“每当我们与不同的团队会面时，他们都会看一眼我们的仪表盘，然后说，‘我们需要这个。’”
服务运营已经能够从停滞的状态管理转变为积极的决策。状态的多个版本的日子已经一去不复返了，取而代之的是对整个组织中项目活动所处位置的清晰理解。也许最重要的是，随着当今技术的快速发展和变化，思科能够迅速适应。
想看看思科的故事吗?请看下面的视频。