气候承诺竞技场和西雅图海妖通过Smartsheet和Brandfolder简化了活动管理和门票销售

气候承诺竞技场位于华盛顿州西雅图市中心的西雅图中心，50多年来一直是该市体育和娱乐场所的中心。该建筑在1962年西雅图世界博览会期间首次作为西雅图中心体育馆开放，1995年进行了翻新并命名为KeyArena，然后再次重新设计，并于2021年作为最先进的气候承诺竞技场开放。

如今，这座体育场是美国国家冰球联盟(National Hockey League)的西雅图海妖队(Seattle Kraken)和美国女子职业篮球联盟(WNBA)的西雅图风暴队(Seattle Storm)的主场，每年还举办数百场音乐会和其他活动。该场馆还注重可持续发展，是世界上第一个净零碳认证的场馆，完全由可再生能源提供动力。《体育商业杂志》将气候承诺场馆设施评为2022年度最佳设施。

气候承诺竞技场繁忙的营销团队专注于推动门票销售，并确保所有活动顺利进行。“我们的目标是在门票销售方面成为全国排名前五的场馆，”罗西·塞尔(Rosie Selle)说，她是气候承诺场馆的营销副总裁。“我们希望卖出尽可能多的门票，同时让我们的粉丝和客人在这里获得惊人的体验。”同样，西雅图海妖队的销售和服务团队也在努力增加球队的季票和单场比赛门票销售，以及比赛和其他活动的高级套房销售。西雅图Kraken的销售和服务副总裁Dan Souder表示:“我们一直在思考如何提高游戏和活动的销量。竞技场的营销团队和Kraken的销售和服务团队都使用Smartsheet来实时组织所有活动信息，管理活动时间表，并与其他队友协作以确保项目顺利进行。

Selle说:“Smartsheet帮助我们提高了从演唱会公告到门票销售等方方面面的效率。西雅图Kraken酒店高级服务和酒店主管Kim Jurgensen补充说:“Smartsheet让我们保持有序，并为每个人提供了一个访问最新项目信息的中心位置。”

在采用Smartsheet之前，场馆营销团队依靠传统的电子表格软件和电子邮件来管理活动并相互沟通。然而，与大流行病有关的日程安排困难给项目管理带来了挑战。“每场音乐会我们都有四个重要的日期要跟踪:演出宣布、门票预售、实际销售，然后是活动本身。我们通常每周需要为多达7位艺术家安排这些日期，”气候承诺竞技场(Climate Pledge Arena)的营销总监珍妮丝·希门尼斯(Janice Jimenez)说。“我们有一位艺术家将日期更改了七次，这种情况需要通过电子邮件进行大量沟通，这并不理想。”营销团队还使用电子邮件和在线投递应用程序来存储和共享创意资产，如用于推广每个活动的图形和其他数字资产。通过电子邮件来回发送大型数字文件既耗时又低效。Jimenez说:“它一直是一个基于链接的存储库系统，发送和接收文件通常很慢。

西雅图海妖的销售和服务团队也依赖于电子邮件和电子表格软件，这使得沟通具有挑战性。Jurgensen表示:“我们每天都要与不同的票务、销售、营销、运营和舞台团队合作，很难与每个人沟通。

使用Smartsheet跟踪事件、数字资产和套件库存

气候承诺竞技场营销团队将Smartsheet集成到其创意工作流程和活动管理流程中，以克服其挑战。团队现在使用包含所有更新的事件信息的综合组织表，包括每个事件的四个关键日期。当营销团队成员添加或更新事件时，信息将填充事件营销表，该表触发在宣布新事件之前需要构建的18个不同资产的检查表。“活动表是任何项目的起点，”气候承诺竞技场营销团队的艺术、设计和创意经理贝丝·贝克(Beth Baker)说。Baker和她的团队还在Smartsheet中使用自动工作流程，以便在任何新项目进入工作表时通知他们。

场馆营销人员还使用Smartsheet屡获殊荣的数字资产管理系统Brandfolder来存储所有场馆和活动品牌资产，例如场馆的数字媒体工具包。

贝克说:“一旦我们完成了所有节目宣传的准备工作，我们就会在Brandfolder中与团队或艺术家分享数字资产。“这使得我们的合作伙伴可以轻松地快速找到他们需要的品牌资产。”

西雅图海妖的销售和票务团队利用Smartsheet来管理其高级套房票务库存，包括日程安排、可用性、食品订购、套房捐赠和主要联系人。Jurgensen说:“使用Smartsheet，我们可以快速查看每场活动有多少套房，费用是多少，以及租金中包含哪些服务。”Jurgensen和她的团队在Smartsheet中使用颜色代码来增加Kraken票务和接待团队的可见性。此外，该团队还使用Smartsheet移动应用程序从他们的手机上实时访问套房库存数据。

更有效的活动安排和门票和套房销售

使用Smartsheet，气候承诺竞技场营销已经简化和自动化了其活动管理和门票销售流程。“对这个团队来说，了解正在发生的事情和即将发生的事情非常重要。Selle说:“Smartsheet让我们能够轻松跟踪每一场音乐会和体育赛事，确保一切按计划进行。”“这是一个简单的工具，可以为我们提供所有的活动信息，如关键日期和门票销售，在一个地方，供多个部门随时访问。Smartsheet帮助我们在所有流程中创造新的效率。我们最近宣布了五场演出，并将它们全部出售，每场演出有18项资产。因为有了Smartsheet，这个过程非常顺利。”

通过Brandfolder，营销团队简化了数字资产管理和共享。贝克说:“Brandfolder和Smartsheet使流程更加简化，这样我们就不必在每次宣布新活动时都给一群人发电子邮件了。”“当我们宣布要拍一部剧的时候，我们要做的事情就少了一件。我们的合作伙伴知道去哪里下载他们需要的资源。我完全依靠Smartsheet来完成我的日常任务，并确保我的团队也完成了他们的任务。”

西雅图Kraken销售和服务团队也看到了使用Smartsheet跟踪套房销售的效率。Jurgensen说:“我们可以在Smartsheet的一个地方找到套房的所有信息，而不必在一堆文件夹和电子邮件中寻找更新的信息。”该团队还在Smartsheet中使用自定义报告，从而节省每周手工构建票务报告的4-5小时。

Souder表示:“我们使用Smartsheet节省了时间，这让我们有更多时间考虑其他挑战，也许可以找到推动销售的新方法。”

更好的内部和外部沟通

气候承诺竞技场营销通过Smartsheet提高了彼此之间以及与外部供应商沟通的能力。例如，为更新的票务和销售数据设置一个中心位置，可以确保团队中的每个人始终在同一页面上。Baker说:“事件日期一直在移动，当发生这种情况时，Smartsheet中的主表会立即用正确的日期填充所有其他工作表。”“它总是100%准确，这对我们的业务至关重要。”

西雅图海aken的销售和服务团队也通过Smartsheet移动应用程序改善了沟通。Jurgensen说:“我们在活动期间在场馆周围走动时，在手机上使用Smartsheet移动应用程序，它为我们提供了一种简单的方式，让我们与宾客服务和酒店工作人员沟通套房客户的需求，而不必回到办公室查看这些信息。”有了更快的沟通能力，团队可以为客人提供更好的整体体验。

苏德说:“作为一个组织，我们希望做的事情与其他体育场馆不同。“有了Smartsheet，我们可以使用移动应用程序，更频繁地站在人们面前打招呼，这有助于我们更专注于与客户建立关系。”

气候承诺竞技场目前正在探索将智能表推广到其他部门，以提高整个组织的效率。Selle表示:“在这个行业，我们的工作节奏很快，有时很难跟上节奏。“像Smartsheet这样的工具让我们的工作变得更轻松，给了我们一点喘息的空间。”

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