UTHealth通过Smartsheet增加了员工的疫苗接种和数据报告
UTHealth使用Smartsheet为其12,000名员工管理预约安排和COVID-19疫苗接种的后续工作，并向卫生系统领导层以及联邦和州卫生当局报告关键数据。
“通过Smartsheet，我们可以登录，查看未来几天的预约，并确保我们有合适的人员配备。有了这些数字，我们就可以向(德克萨斯州)报告，这使我们能够继续遵守我们作为疫苗中心的要求。”
MHA, CLSSBB, PCMH CCE，临床操作绩效改进主任，UT医师，德克萨斯大学休斯顿健康科学中心
当美国食品和药物管理局(FDA)允许紧急使用第一批COVID-19疫苗时，位于休斯顿的德克萨斯大学健康科学中心uthehealth需要一种方法来管理其1.2万名员工接种疫苗的过程。UTHealth与Smartsheet合作建立了一个解决方案，简化了预约安排、随访和向州和联邦当局报告关键健康数据的过程。
“我们的使命是为休斯顿及其周边地区提供最好的医疗服务，在许多情况下，他们可以在该地区，甚至在全国范围内获得最好的医疗服务，”UT医师诊所运营绩效改进主任林迪安德森-帕普克说。UT医师是UTHealth麦戈文医学院的医疗集团实践。“我的团队致力于改善运营和性能，我们在其中使用了Smartsheet。”
UTHealth是医疗保健和医学教育领域的地区和国家领导者，在六所学校和四家临床诊所拥有12,000名员工。由于其工作人员处于COVID-19疫苗接种的优先名单的首位，uthehealth需要尽快建立一个行政程序。
安德森-帕普克说:“当疫苗可用时，我们评估了记录和跟踪的选择。”“我们的选择是用纸或想出一种数字方式来做。我们使用Smartsheet实现自动化，通过表格收集信息，以及数据管理和报告。”
除了安排预约外，疫苗接种中心的工作人员还需要记录疫苗的制造商和批号，并在注射后的多个地点监测员工的副作用。UTHealth还需要与该组织的领导层和卫生监督小组共享数据疫苗接种数量和后续报告，并被要求每天向德克萨斯州应急管理部(TDEM)报告数据，后者与美国疾病控制和预防中心(CDC)共享该信息。
建立制度
Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, UT Physicians的运营绩效改进专家，Anderson-Papke与Smartsheet的一个团队合作建立了一个解决方案，从该机构现有的电子健康记录(EHR)系统中确定的一组字段开始。第一个版本在一周内准备好实施，并根据UTHealth团队的经验进行了调整。为uthehealth创建的框架为以下工作奠定了基础COVID-19疫苗模板集Smartsheet现在提供的功能。
UTHealth为员工提供的大规模疫苗接种流程始于预约，这是通过智能表格管理的。在预约第一次和第二次注射前，自动提醒会被发送，并附有填写表格的链接，以及停车和登记地点的指导。uthehealth的工作人员每周七天，每天轮流帮助平均200名雇员接种疫苗。
当员工来接种疫苗时，工作人员使用该系统进行登记，记录疫苗剂量的批号，并记录接种后观察期间观察到的任何症状。每隔一段时间就会自动发送电子邮件，其中包含一份简单的表格，询问员工他们经历过的任何症状。
报告
该解决方案帮助团队提前统计预约，并为每天的疫苗接种安排足够的工作人员。系统附加组件允许员工只查看签入和剂量记录所需的字段。在接种疫苗的高峰期，这减少了员工排队等待接种疫苗的时间。
Phuthomdi建立了仪表板，以简化向TDEM和imtrac、州疫苗登记处、uthehealth行政领导层以及该组织的员工健康和传染病小组的报告。当疫苗中心在晚上关闭时，她可以迅速调出实时数据，显示当天的进展情况。自从免疫工作开始以来，各机构要求提供更多的报告细节，Phuthomdi已经能够更新她的仪表板或创建新的仪表板以满足这些要求。
有一个Smartsheet移动应用程序，在安德森-帕普克实地访问疫苗中心期间，它帮助了她。她能够找到一份预约记录，并确认一名员工在之前的预约中是否服用了辉瑞或Moderna。
下一个步骤
由于大多数员工已经完成了他们的疫苗剂量，Phuthomdi和Anderson-Papke正在为他们的同事进行下一阶段的免疫接种计划。Smartsheet中捕获的信息将帮助UTHealth建立一个流程，以确保新员工有机会接种疫苗，并计划在卫生当局确认需要时进行加强注射。
“整个过程对我们所有人来说都是全新的，”安德森-帕普克说。“但我们能够及时向我们的领导层、国家和其他实体发送信息。”