美国屋顶加快采购和削减成本与Smartsheet文档生成器

100多年来，美国屋顶和金属已经从一个小型的本地企业发展成为一个相当大的区域屋顶建筑公司。它现在太大了，不能依赖基于纸张的信息存储和手动流程来进行采购、计划和其他业务流程。借助新的Smartsheet功能，包括具有条件逻辑的文档生成器和表单生成器，American Roofing专业化并加快了其采购，招聘和其他行政工作，节省了时间和金钱，同时提升了其专业形象。

“公司在大约三年的时间里增长了近五倍，”美国屋顶公司的执行副总裁罗布·韦特说。“我们真的很纠结于如何扩展他们的IT基础设施。你不能继续增加人员来解决这个问题;这更像是一个深层次的流程问题，需要自动化和协作技术来填补空白。”

美国屋顶公司为路易斯维尔、列克星敦、辛辛那提和周边地区的住宅、商业和工业客户提供服务。韦特将屋顶施工描述为施工过程中的“高速”部分，这是建筑项目的最后阶段，通常是在紧迫的最后期限前完成的。合同可以在周四签订，周一开始工作。这样一来，几乎没有时间去采购建筑材料，分配和安排工人，并确保所有必要的认证都到位。最重要的是，美国屋顶公司的手工业务流程使得它很难像客户需要的那样快速行动。

韦特说:“过去，我们很大程度上依赖于两样东西:我们所说的部落知识和无处不在的电子表格。“真的没有一个地方可以查看这些信息，而且创建这些信息的管理工作量很大。我们需要将信息存储在一个集中的位置，以便在任何设备上、任何地点、任何时间都能很容易地检索到。而且必须尽可能地自动化。”

大约三年前，韦特在美国屋顶公司实施了Smartsheet，以帮助缓解领导层的过渡，并将不同的业务部门联系起来。他意识到公司在文档生成和重复数据输入方面的主要挑战可以通过两个新的平台特性来解决:文档构建器和表单中的条件逻辑。

文档生成器转换采购

大多数美国屋顶的客户和供应商需要打印的采购订单(PO)文件，以满足审计和监督要求。生成它们是一个费力的过程，需要将Smartsheet项目记录中的数据复制到可编辑的PDF模板中。当Smartsheet宣布文档构建器测试版时，Waite正在寻找自动化数据传输过程的解决方案。

“生成文档仍然是一项艰巨的任务，需要大量的手指敲击键盘和大量的校对，”Waite说，“当文档构建器出现时，我参与了早期的测试。在24小时内，我们建立了一个全新的采购系统。”

在旧的流程中，订单被传真给供应商，引发电话确认订单并确定交货日期。这有时需要好几天。使用文档构建器，一旦批准购买，管理员单击一个按钮，自动向供应商发送带有确认收货链接的订单，并为交付日期选择日历。该响应自动返回到American Roofing系统，为项目团队提供他们开始安排工作人员所需的信息。

韦特说:“整个过程最多在一个小时内完成，我们大约四分之三的采购订单都是这样。”“从材料被批准到送到供应商那里，再到供应商给我们一个交货日期，项目主管知道材料什么时候会到。一个人只需点击“生成文档”就能完成这一切。这节省了大量的时间，人们可以把更多的时间花在增值工作上，而不是行政文书工作上。”

简化的流程也帮助公司节省了资金。该公司可以向制造商批量订购项目，以锁定较低的价格，而不是囤积建筑材料，以防某个特定工作的订单无法迅速完成。

快速为新员工写录用信

American Roofing还使用文档生成器为新员工生成录用通知书。当招聘经理准备好提供工作机会时，只需点击一下，就可以创建一封包含薪水和其他细节的定制信，供经理和候选人在最后的面试结束时签署。这使每个人都能立即开始就业前的程序，如药物筛选、背景调查和职业安全与健康管理局培训。

韦特说:“应聘者们都被这一点惊呆了。”“他们可能在其他地方面试过，但没有得到这样的转机。这有助于缩短从录用到开始工作的时间。任何时候我们都可以休几天假，这对我们帮助很大，而且总是从收到最初的录取通知书开始。”

Waite和他的同事计划将document builder用于其他依赖于文档的流程，如商业投标、项目提交和变更订单。通过自动化沥青和施工过程的关键点，American Roofing可以更快地响应可能影响成本的机会和记录变化，从而在发送最终发票时防止意外。韦特说，他的平台是经过审计的;集成的文件审批程序保护了数据，他的人力资源专家表示，没有必要投资昂贵的人力资源信息系统(HRIS)来完成Smartsheet提供的功能。欧宝体育app官方888

万无一失的信息输入和消除重复的形式

屋面团队需要在工作现场更新项目细节，因此Waite在Smartsheet中构建了表单，使团队更容易在移动设备上捕获信息。他的原始表格很长，上面写满了每一个可以想象到的项目细节。然后，Smartsheet为表单引入了条件逻辑，Waite可以简化数据输入过程，以加快工作速度并防止错误。

“传统的电子表格是水平运行的，”韦特说。“但当你有几百人在智能手机上工作时，水平和垂直的速度就会产生巨大的差异。当Smartsheet引入条件逻辑时，我开始寻找大型复杂表单的替代方案。表单只显示最小值，但是当您输入满足某些条件的数据时，会显示额外的单元格。这有助于提高准确性，因为人们不会不小心走上错误的道路。”

通过仪表板和报告提高了可见性和专业性

正如表单简化了关键数据的输入一样，智能表格仪表板使Waite能够根据需要定制报告。他可以让高级管理层清楚地了解项目的状态，及早指出任何潜在的问题，以便在它们偏离工作计划或导致成本超支之前加以解决。

他还为管理人员创建了定制的任务仪表板，为每天的工作流程创建逻辑流程，对任务进行优先排序，使其更容易专注于最重要的事情。当管理员检查最重要的项目时，他们会更清楚地了解他们的努力对整个公司意味着什么。这个过程甚至会在员工之间产生良性的竞争，看谁能在一天内有效地完成最多的工作。

韦特为该公司最大的总承包商制作了每周工作进度报告，其中包括生产率、图片和其他关键细节，让每个人都了解情况。ob欧宝娱乐app手机下载他们不仅帮助客户掌握他们的关键项目，还使美国屋顶公司呈现出更加专业和优雅的形象。

韦特说:“因为屋顶施工是在最后一刻进行的，所以很难抽出时间尽可能专业地完成工作。”“Smartsheet不仅帮助我们加快了响应客户需求的速度，尤其是在文书工作方面，还帮助我们提高了客户从我们这里收到的产品的质量。这真的让我们看起来像是在投下更大的阴影，尤其是对我们的供应商来说，他们现在认为我们比他们最初认为的更具战略和分析能力。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。