Bland & Associates, P.C.通过Smartsheet提高了公司运营、会计和政府咨询服务的效率

总部位于奥马哈的注册会计师事务所的成功取决于细节，从审计、税务会计和财务管理等传统服务到政府咨询解决方案。无论团队是分布在各个地区办事处，还是在全球大流行期间在家工作，跟踪这些细节都需要同样的谨慎。Bland & Associates P.C. (Bland)使用Smartsheet自动化和简化公司运营、审计、项目管理和政府合同监督等工作。其更高效的流程帮助其抵御了COVID-19的破坏，同时为客户提供了高质量的结果。

Bland的合伙人Jason Tonjes说:“我们看到了即时的项目管理需求，然后我们扩展到跟踪器、仪表板和可视化工具。”“然后，在过去的六个月里，我们开始看到越来越多的团队使用Smartsheet作为一种沟通手段。它始于COVID爆发之前，但随着我们像美国大多数人一样远程办公，这样的工具有助于将杂乱的邮件排除在收件箱之外。我们正在深入研究自动化，并试图提高公司的效率。”

Bland使用Smartsheet来管理工作，包括审计流程、业务开发、营销内容开发和公司运营请求的实现。一个新成立的项目管理办公室正在使用Smartsheet控制中心来标准化其流程。Smartsheet将强大的功能与易用性和灵活的结构相结合，帮助管理人员平衡公司范围内的一致性与个人客户和任务的独特需求。

“现在，每个项目经理都以他们认为合适的方式运行他们的项目，”Bland项目经理Abby Fargo说。“我们最近成立了一个项目管理办公室，我们正在开发模板;原则是，只要保持相同的列，就可以在自己的契约表中添加任意多的行。我们正在努力实现各合同的一致性，这样我们就可以在每个合同中提取相同的信息，从而更好地了解我们所处的位置。”

节约时间，转变管理方式

在采用Smartsheet之前，Bland的团队通过电子邮件和电子表格管理他们的大部分工作，有一些纸质表格需要签名和扫描。确保同事拥有最新和最准确的文件版本是很困难的，尤其是当每个人都在同一时间匆忙输入他们的更新以满足报告截止日期时。高管们想要详细的信息来对正在进行的项目做出决策，而不要求项目经理放弃他们正在做的事情来提取数据。

Tonjes表示，该公司的第一个Smartsheet解决方案本质上是高性能的电子表格，但用户很快就开始探索该平台的丰富功能。仪表板、请求表单和报告工具迅速激增。汤杰斯说，也许最令人惊讶的是，不仅是组织信息的能力，而且是重新思考如何组织和交流信息的能力。

“Smartsheet帮助我们改变了管理风格，”汤杰斯说。“刚开始的几个月，大家都在远程办公，都是向直接汇报顾问汇报。我们把这些信息汇集在一起，并与我们的运营总监沟通，所有这些都是通过电子邮件完成的。所以我们把它放到Smartsheet里，现在所有的信息都更容易放在一起了，每个人都可以少复习。我会收到一封电子邮件，告诉我哪里有问题，或者有人要失业了。”

受益的不仅仅是管理者;在家工作的团队成员如果不被状态更新打断，工作效率会更高。这有助于保持项目按时进行，并在同事之间建立信任。

Bland团队负责人Justin Iske表示:“在过去的几个月里，我们签订了最活跃的合同之一，几乎整个团队都呆在家里。“他们中的一些人在家里和孩子们一起工作。你不能打电话给别人因为他们可能在家上学。通过查看仪表板来查看审计的位置确实提高了我们的效率。如果没有Smartsheet，我们就不可能完成在这种环境下完成的审计。”

更有效地执行现有合同并赢得新合同

对于审计，Bland将其Smartsheet工作流程和跟踪与Box中的文档存储集成在一起。审稿人可以很容易地输入他们的评论，检查流程步骤，并确认他们需要的所有文档都是可用的和完整的。

该公司对报告和仪表板的使用改变了管理人员计划和安排可用项目的方式。在Smartsheet出现之前，员工会在任务即将结束时给他们的经理发电子邮件寻找新工作，然后项目主管会游说他们的同事，看看谁能把这个人加入他们的名单。如今，员工在仪表板上交流他们的状态。经理和项目主管可以看到谁在未来几周内有空，自动通知可以加快团队的组建过程，为即将到来的工作做好准备。

通过Smartsheet业务开发门户，可以更轻松地赢得新合同。该公司可以跟踪机会生命周期的各个阶段，在提案形成时检查步骤，并将每次提交的内容保存为未来机会的资源。仪表板包括可视化，例如未来30天、60天、90天或120天的机会计数，或与特定政府机构的业务量。它为同事们提供了一个单一的地方，让他们了解如何利用即将到来的机会。

布兰德高级战略总监加勒特•吉尔伯特表示:“我们在监管严格的环境中运营。“像COVID这样的事情，很多动态都在变化，我们必须保持领先地位。因此，能够整合我们的信息并将其快速可视化有助于我们做出更好的业务决策。我们所处的环境竞争非常激烈，很多大公司都在做同样的工作。我们得想想是什么把我们和他们分开了。Smartsheet让我们更好地展示了我们带来的价值，因此我们能够更好地向客户解释我们的价值主张。”

一个易于学习的平台，促进创新

该公司不断为Smartsheet创造新的用途:管理营销内容的创建和交付，通过单一在线表单简化公司请求，分析客户工作以确定增加价值的方法等等。由于Smartsheet易于学习，新用户可以花更少的时间弄清楚它是如何工作的，而花更多的时间设想它如何解决他们的业务问题。

布兰德项目经理丽贝卡·古德温说:“有些人愿意接受新事物，有些人则有点犹豫不决。“但一旦你开始向别人展示一个用例，让他们看看这个工具能做什么，我认为他们就会自动接受。人们很兴奋，开始说，‘哦，它能做到那个，它能做到这个吗?如果我把它应用到这个过程或这个任务中呢?’这确实有助于让人们兴奋地做自己的研究，参加一些网络研讨会，然后尝试将其用于他们的特定场景。”