Box通过Smartsheet简化了大型事件的管理

举办企业活动不仅仅是预订场地和邀请演讲者。再加上1万人、4个国家和3900万用户，你就可以大致了解Box全球活动高级总监凯瑟琳•卡斯塔利克每天都在处理些什么了。

为了组织像Boxworks和Box Dev这样的活动，Castaillic需要一款能够勾选多个选项的工具。首先，它必须是可移动的，因为活动和组织活动的团队是在办公室之外进行的。其次，它需要具有可扩展性;Castaillic的团队很精简，但预算、进度和时间表都很庞大。最后，它需要提供一个清晰的项目路线图，以消除团队的一些后勤负担。

解决这些问题的方法就是Smartsheet。卡斯塔利亚很容易就能保持在一切之上——同时保持咖啡的热度。

管理复杂项目

“当你开始计划一个如此复杂的活动时，你就会开始思考，‘所有这些部分是如何组合在一起的?’这就变得非常重要，”卡斯塔利亚说。

解决方案是一个集中的内容存储库。这看起来很简单，但理解演讲者和主题演讲如何以一种有凝聚力和引人注目的方式组合在一起是一个非常复杂的过程。Castaillic使用Smartsheet来可视化她的演讲者和内容轨迹的顺序。她可以使用日历覆盖来规划她的计划，并将每个演讲者的内容附加到他们的行项目上。她还可以使用Smartsheet与Box的集成，在文件夹中创建Box Notes，然后将链接嵌入Smartsheet。

随时更新

卡斯塔利亚说:“在活动开始前，我必须参与最密集的计划，但我也必须知道正在发生什么。”

Smartsheet移动应用程序为Castaillic的团队提供了一种快速检查状态的有效方法，并消除了与利益相关者及时召开临时会议的需要。这使她能够随时随地了解最新的信息。

真理的单一来源

“我们总是开始在Excel电子表格上规划Boxworks，然后转向任务列表。我有一个两列8号字体的Word文档，我每周一打印出来。把我思考的事情的清单保存在我个人之外的某个地方，放在一个其他人可以访问的地方，这对我来说非常重要，”卡斯塔利亚说。

卡斯塔利亚没有办法将工作四年、参加了五次BoxWorks活动后产生的数百项待办事项存档。Smartsheet成为Castaillic以一种非常简洁的方式组织她的清单并将这些清单存档以供其他人在现在和将来访问的地方。

Castaillic承认:“总有一件事你会忘记，它是如此基本，你甚至无法相信它发生过。”Smartsheet通过捕获细节并将所有部分组合在一起来防止这种情况:内容，日历，演讲者，营销团队和新闻计划。事件是一层又一层的细节，所有这些细节都必须以某种方式连接起来，而Smartsheet将它们整合在一起。这节省了我为未来做计划的时间。”