思科的公共部门团队使用Smartsheet进行项目和投资组合管理，每周节省80多个小时
借助Smartsheet项目和投资组合管理(PPM)解决方案，思科公共部门团队实现了项目和流程的自动化，从而大大提高了生产力，节省了无数的员工时间ob欧宝娱乐app手机下载
“每周，我都会想出三到四个解决方案。一旦我们把它构建出来——通过api实现尽可能多的自动化，拉入我们的源代码，得到一个人们更新一次然后分享出去的前端——这是值得的。如果我花20到30个小时来制作某样东西，我们就能在后端节省数百个小时。”
思科系统公司公共部门战略计划和交付支持(STRIDE)项目经理和解决方案架构师。
思科系统公司作为科技行业的领导者之一，华为一直在不断开发新方法，以更好地服务其全球网络客户。思科的公共部门团队正在开展一项客户体验(CX)计划，旨在帮助客户在其技术之旅的每个阶段取得成功。
同样，公共部门战略计划和交付支持(STRIDE)的项目经理和解决方案架构师杰西卡·汤普森(jessica Thompson)也在使用Smartsheet，通过构建高效的解决方案，自动化和简化项目和数据的管理，来支持她的内部团队的成功。
汤普森表示:“在客户体验层面，我们一直在采用一种新型的服务交付模式。“在过去的几年里，我们更加关注我们的客户，生命周期——如果你愿意的话，重复数字8——我们了解客户的需求;我们得到了一个解决方案;通过客户的成功，我们确保解决方案运行良好;我们回来;我们衡量;我们看看他们是否还需要什么，然后继续解决这个问题。我所做的事情在内部也遵循同样的模式。”
公共部门团队过去对其内部项目没有一致的流程，也没有单一的位置来管理和跟踪项目数据。汤普森在该团队实施Smartsheet后不久就加入了该团队。
汤普森说:“Smartsheet让我们能够在一个地方使用相同的数据集工作，并让多人在那里访问、更新和保存数据，并始终拥有最新的信息集。”“从那里，我们开始提取指标来了解我们正在进行的项目有多少，我们在每个特定的技术领域有多少。这些事情本可以用Excel来完成，但在实时环境下却不容易完成。我不认为它们会像我们的Smartsheet那样具有准确性和可靠性。”
Smartsheet平台提供了一个具有复杂功能的记录系统，用于报告和共享信息，但团队仍然需要手动输入数据，以跟上当前项目的新计划和变化。
建立在自动化的力量之上
该团队使用跟踪资源分配数据的批量管理工具(BAT)的工作是一个很好的例子，说明了新方法如何改变操作。BAT没有能力生成自定义报告或提取指标，因此团队构建了一个可以提供这些见解的Smartsheet解决方案。这需要团队成员在持续的基础上从BAT导入原始数据。
汤普森说:“我们会让项目专家直接复制并粘贴到Smartsheet上。”“这是他们整天的工作。如果在我们的资源管理工具中出现不同步或更新的内容，我们就必须让项目专家进入那里，检查并更新Smartsheet中的数据。当我进来的时候，我对我们所有的智能表解决方案进行了评估，并问道，我们可以自动化多少?通过自动化主项目列表，我们基本上在8人的团队中恢复了两名员工。”
Thompson设置了一个API，每天自动将BAT的新项目请求导入Smartsheet解决方案。这为团队提供了最新的信息，没有重复或不准确的数据输入，并为更高价值的任务(如战略规划、分析和评估或解决方案设计)腾出了80个人/小时的时间。
汤普森说:“当我们使用API自动化智能表解决方案时，它就改变了游戏规则。“我们的团队实际上将其名称从ADRT PMO改为STRIDE，即战略计划和交付实现，因为在那时我们采用了所有这些不同的解决方案。因为我们给了这两个人足够的时间，我们才能够开始尝试新的东西。自动化程度越高，我们就有越多的时间做更多的事情。”
使用用于PPM的Sob欧宝娱乐app手机下载martsheet将生产率提高90%以上
如今，思科公共部门团队使用Smartsheet及其一系列优质产品来构建公司现有工具无法解决的定制解决方案。ob欧宝娱乐app手机下载DataMesh和Control Center等高级应用程序甚至节省了更多的工作时间和精力。
有了DataMesh, Thompson可以在不到5分钟的时间内完成一个数据传输项目，而过去需要两天的时间来复制、修改和重复检查;DataMesh自动将数据映射到正确的列，并协调格式故障。她说，她自己的工作效率至少提高了9ob欧宝娱乐app手机下载0%。
汤普森说:“现在所有的东西都在Smartsheet上。“如果我们只购买了Control Center，而我是团队中唯一获得许可的人，我们仍然能够证明购买1000个许可是合理的，因为我节省了时间。我有一个很酷的模板，我真的很喜欢复制。手动复制和粘贴，重命名，重做指标并指向新的单元格链接，每次我可能要花费三到四个小时。而现在，我只需要五分钟。这让我有机会接受更多的解决方案;这是指数级增长。”
当出现新的解决方案请求时，Thompson与她的管理和分析同事一起将解决方案流程写在白板上，并确定要使用的最佳工具、可以复制或改编的现有组件以及要构建的新元素。她在实际的构建和测试中与技术团队合作。一个典型的解决方案可以在大约一个月的时间内准备好使用，随后是持续的迭代和改进。
她最自豪的创作之一是中心采用表，它提供了客户项目人员配置的复杂度量。该表格包含近200个公式，从包括Salesforce在内的多个来源提取数据，以跟踪位置、技术实施、预算等细节，甚至是阻碍项目人员配备的因素。丰富的信息为公共部门领导提供了洞察力，为未来的客户参与提供规划和战略信息。因此，难怪这张表格赢得了包括美洲客户体验高级副总裁阿尔维奥•巴里奥斯在内的公司高层领导的赞扬。
新产品和新工具的不断涌现ob欧宝娱乐app手机下载
汤普森不断寻找新的方法来简化工作，并通过Smartsheet启动新项目，从客户项目的监督到员工入职和行动计划。一个很好的例子是一组动态员工名册，它提取更新的数据，使它们始终是最新的。这是一种有用的资源，如果手工创建的话太耗时了——这只是汤普森觉得令人兴奋的智能表不断涌现的好处之一。
“目前，WorkApps可能是我最喜欢的东西，”汤普森说。“当WorkApps出来的时候，我很兴奋，因为我一直想要文件夹级别的权限，WorkApps是下一个最好的东西。我可以很容易地向一组人授予某些事情的权限。我可以把我的整个工作空间放到WorkApps中，然后分享我想要的任何部分:文件夹级别，半文件夹级别，一个文件夹的一部分，另一个工作空间的一部分，然后把它们放在一起，形成一个很酷的演示文稿，供我想要访问的人使用。”
Smartsheet为汤普森提供的不仅仅是一个平台和应用程序。提供产品信息、指导、故障排除和道德支持的Smartsheet专家是她的ob欧宝娱乐app手机下载团队成功的关键部分。
汤普森说:“我最喜欢Smartsheet的一个部分是我们的客户团队。“我随时都能找到他们;他们总是为我们辩护。这是我第一次来到这个地方，我可以真正做一些事情，并为自己所做的贡献感到自豪，我知道如果没有你们，我就不会有今天，所以非常感谢你们给我的支持。”
