劳伦斯伯克利国家实验室如何组织全球会议
了解劳伦斯伯克利国家实验室如何使用Smartsheet来跟踪批准，预算，报销等，每年派出3000多名科学家参加会议。
“多年来，伯克利实验室的许多部门都使用Smartsheet来协调不同的流程和项目。我认为它也能满足我们的需求，因为Excel的协作性不够强，而Google Sheets缺乏我们需要的控制。智能手机是灵活性和控制的完美结合。”
劳伦斯伯克利国家实验室物理科学部高级行政主管
劳伦斯伯克利国家实验室(LBL)是由加州大学管理的能源部科学实验室办公室。它拥有3200多名科学家和工程师，他们在核能和大分子成像等广泛的科学学科领域进行非机密研究。这些科学家每年参加的会议需要多层次的授权程序、每日津贴限制、旅行指南、成本估算和报销政策。这是一个复杂而棘手的过程。
LBL需要一种简化的方法来跟踪会议请求和批准、预算和会议出席情况，以便在科学家离开网络时跟踪他们。智能表满足了他们的所有需求，甚至更多。
为了收集会议请求和高级细节，LBL使用了Smartsheet的集中存储库。
“在我们开始审批程序之前，需要提供所有相关信息，”物理科学部高级行政主管Tom Gallant说。“Smartsheet为我们提供了控制和指导，以传达我们所需的信息。”
LBL还需要一种处理会议预算的方法，而Smartsheet的预算跟踪和估算解决方案解决了这个问题。
加兰特说:“我们使用下拉列表列和公式，根据参加活动的人数或他们想要的茶点来计算成本估算。”“我们可以在几分钟而不是几小时内创建一个模拟预算，这有助于我们做出更快、更好的决策。我们还使用Smartsheet来跟踪会议费用，并将其分类为允许或不允许的费用。它提供了我们以前从未有过的透明度和一致性。”
最后，LBL使用Smartsheet的单一事实来源来处理管理和批准，跟踪谁去了哪里，何时以及如何。
加兰特说:“在我们的部门，现在所有的事情都记录在Smartsheet上——讨论、批准状态、相关成本。”“有一个地方可以跟踪这些信息，而不是50个不同的Excel文件，我们相信它是最新的。”
在Smartsheet出现之前，LBL的员工都是通过电子邮件发送Excel文件，而细节却在邮件中丢失。Smartsheet提供了一种更好的方式来管理会议注册过程，并在问题发生之前阻止问题的发生。