McGraw Hill如何改善了媒体资产的开发

早在世界各地的学校将大部分学习内容放在网上之前，教育出版商McGraw Hill就投入了大量的时间和精力来创建以艺术作品、照片和视频等媒体资产为特色的数字学习产品。ob欧宝娱乐app手机下载跟踪这些资产的开发和修订过去是很困难的，因为元数据和权限信息分散在电子表格、电子邮件和断开的项目说明中。如今，McGraw Hill使用Smartsheet创建了一个媒体资产数据的单一存储库，节省了时间，并使现有材料更容易以新的方式重用。

“对我们来说，向数字化的转变是巨大的，”设计运营与战略部门的设计主管Karen Pytel说。“对我们来说，这意味着能够找到并快速重新利用现有资产非常重要，而不是每次都花费数小时进行重复工作，这有助于我们在预算范围内和规模内开展工作。”

“我们需要让大家知道我们在做什么。”

McGraw Hill每年创造数以千计的媒体资产，用于广泛的数字和印刷学习产品。ob欧宝娱乐app手机下载Pytel和她的同事与承包商合作，概述了识别、创建、跟踪和采购媒体资产的规范，这些资产将吸引和取悦学生和教师。皮特尔说，这个过程过去“非常痛苦”。媒体资产的记录并不总是在一个地方被跟踪，要获得对正在进行的工作的可见性需要搜索多个电子邮件和电子表格。

“我们需要让大家知道我们在做什么，”Pytel说。“从10份Excel日志或过时的数据库中提取指标或数据真的很麻烦。Smartsheet为我们提供了报告功能，我们希望能够花两分钟来查找关键数据，而不是花半天时间。”

Tygre Morehart作为一名设计师加入了设计运营和策略团队，并很快开始与同事们开会，分享如何改进项目跟踪和流程的想法。当一位同事展示了她的Smartsheet时，Morehart立刻看到了内部和外部团队精简和提高效率的可能性。

“从公司开始，每次开始新项目似乎都是一个新的过程，这让我有点沮丧。”Morehart说。“我知道我们可以解决大多数痛点，并为项目的几乎每个方面和需求做好准备。Smartsheet让我们能够构建这些模板，并提出正确的问题，从而提高效率和可扩展性。”

莫雷哈特表示:“对我来说，在我们管理资产的所有步骤中，为供应商开具发票是最痛苦的过程。”“当我弄清楚如何使用我们已经在Smartsheet中跟踪的关键数据来跟踪和管理这一过程时，我真是松了一口气!我们的内部和外部团队都可以通过利用现有的资源来节省时间。多亏了Smartsheet，我能够在四个小时内完成之前可能需要三周时间的流程。现在，我们还可以把这些信息传递给我们的部门主管，这样他们就可以更好地预测和预算。”

“Smartsheet让我们专注于有趣的事情”

如今，McGraw Hill使用Smartsheet来管理教育媒体资产的创建。学术设计师为他们需要的媒体编写内容和创建规范。这些规范被放入一个表格中，可以与创建每个媒体文件的适当承包商一行一行地共享。资产的元数据保持最新，问题和变更通过Smartsheet对话和更新请求进行沟通，简化项目沟通并减少电子邮件的混乱。

“我们完全可以重新分配时间，”皮特尔说。“Smartsheet让我们的设计师能够腾出时间进行创意、头脑风暴，并与团队一起构思伟大的想法，而不是花时间在数据输入、提取指标和通过电子邮件寻找答案上。Smartsheet让我们能够专注于有趣的内容。”

Pytel和她的同事使用仪表板来跟踪项目资产、项目完成进度、每日任务安排和逾期报告。仪表板充当项目信息中心，提供一个地方来捕获联系人列表、项目sharepoint、ISBN编号和其他对开发教育产品至关重要的细节。ob欧宝娱乐app手机下载Morehart正在构建一个实时可视化项目实际情况的仪表板，这允许团队很容易地及早识别范围蔓延，并更好地调整预算跟踪和预测。

自动化减少了每个项目的复杂性和时间，尤其是许可过程。每一种媒体都必须经过内容许可协调员的审查，以确保使用媒体的所有必要批准都得到了保障。

在此之前，如果某一媒体资产的使用权被剥夺，这可能会影响项目的交付日期，让设计师匆忙寻找替代品，并做出任何设计和内容的改变。现在，如果使用许可被拒绝，自动工作流会立即向每个需要知道它的人发送警报，使设计人员能够更快地做出反应，对进度的影响更小。

莫雷哈特说:“有一天，一个同事分享了他们在一个项目中遇到的一个问题，原因是一个形象被否定了，导致了沟通错误。”“它阻挡了最后的传球，制造了不必要的压力。我知道这是一个完美的用例，说明Smartsheet中的一个简单步骤将如何使整个团队受益。它将对每个需要的人触发自动化，并可以立即采取行动。拒绝接收图片的人不需要知道谁需要接收邮件，以及需要包含哪些信息——这些都内置在Smartsheet中。”

改进了协作，“大大减少了人为错误”

有了Smartsheet, McGraw Hill能够将供应商发票审核过程从三周或更长时间缩短到半天。这只是节省时间的一个例子;Pytel表示，该团队已经看到了至少50%的效率提高，并能够在增加的工作流程和更紧凑的时间表下交付。

皮特尔说:“我们不仅用更少的钱做更多的事情，而且我们的项目时间表也越来越紧。”“我们过去的开发周期是一年或更长，而现在则缩短到9个月左右。更有效率真的帮助我们保持工作量可控，时间可控，保持理智。”

使用Smartsheet最大的好处之一是多人可以在一个空间内协作，这使得沟通和解决问题更加容易。另一个原因是，该平台为每个项目提供了一个准确信息的公共来源。这对于开发新内容和以新方式重用现有资产非常重要。

“我们的人为错误少了很多，”皮特尔说。“我现在正在做一个项目，我要回到这些旧程序，并试图挖掘数据。这些数据有很多漏洞因为我们没有一个地方可以让变更管理发生，这个特别的项目重复了四次。我每天都在说，我迫不及待地希望每个程序都能在Smartsheet中被跟踪，我们可以把它从档案中取出来，擦去灰尘，把它用作我们正在构建的任何新东西的模板。”

Morehart和Pytel还喜欢Smartsheet不断添加新功能的事实。当打样技术被引入时，Pytel说:“我们吓坏了。”该团队注册了该功能的beta测试，并继续使用它来在Smartsheet平台上保持对项目其他信息的反馈。他们也期待着Smartsheet收购Brandfolder带来的新可能性，他们希望这将允许他们集中存储大型媒体文件和所有其他项目细节，同时避免超过其他文件共享系统分配的大小。

智能表有助于将系统整合在一起

从自动化到通信，Smartsheet帮助McGraw Hill减少人为错误，创造更好的教育产品。ob欧宝娱乐app手机下载因为Morehart和Pytel已经在创建一致的、可定制的项目模板上投入了时间，这可以在未来节省大量的工作，所以团队已经为持续的发展做好了准备。

Morehart说:“Smartsheet最大的好处之一是它的可扩展性和效率。“我们能够创建一个工作空间模板，每个项目都可以使用它从头开始，但也可以根据自己的独特需求进行调整，因为不是每个项目都是一样的。

“科学和数学是非常不同的项目，但我们有这个基础，可以让团队获得成功，然后把所有的发票和指标交给跨职能团队的主管、经理和项目经理。以前，我觉得我们是在一千种不同的系统中工作，而Smartsheet将这些系统整合在一起。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。