数字化转型如何帮助米勒&朗律师事务所更快地收集关键数据

在从事混凝土施工70年之后，米勒&朗不仅迎来了新一代的领导，而且使其流程和技术现代化。首席执行官Brett McMahon意识到，为了提高业务和现场操作的可视性，公司需要一个集中的平台来取代纸质程序和分散的软件工具。

Miller & Long公司的IT主管雷琳•杜弗雷恩表示:“我们的新CEO希望对招聘现场和公司内部的情况有更大的透明度。

“我们之前设置的结构并没有真正做到这一点。它是非常孤立的;如果你想知道一份工作做得怎么样，你可能要等上几个星期才能等到工作现场的文件送到办公室。当我开始更多地了解公司内部流程以及人们的工作方式时，我认为Smartsheet将成为轻松协作和透明的完美解决方案。”

Smartsheet帮助Miller & Long实现了运营现代化，节省了员工时间，改善了对费用和流程的监督，并增强了安全性和隐私性。

过时的数据库和操作

多年来，Miller & Long已经积累了数十个数据库，每个数据库都旨在满足特定的目标和目标。员工将手动将数据输入多个系统，然后比较不同的数据集。电子表格报告中有一些小的更新——有时带有几年前离开公司的员工的文件名——所以不清楚谁最终要为某些文件负责。

公司最重要的两个系统都是纸质的。“每日”是一份预先打印的三层标准检查表，每个建筑工地的计时员将在上面记录收到和使用的材料、员工工作时间和当天的其他事件，并手动计算各类别的总数。

混凝土、胶合板、钢筋和其他物资的运送都在工地或仓库用纸质单据进行记录。一名工作人员可能需要几天的时间才能接收到这些字迹潦草、被雨淋过的表格上的数据，并将其输入正确的数据库。

这是站不住脚的:“计时员必须在他们的头脑中做数学计算，”杜弗雷纳说。“当然，如果你连字迹都看不懂，要它有什么意义?”但实际上，每一份工作，每一天，都必须有这张纸，而且这张纸必须亲自送到办公室。”

迈向数字化之路

从工作现场捕获的数据对于跟踪工作进度和为未来工作创建更准确的估计至关重要。因此，杜弗雷纳早期的目标之一是将日报数字化。

她与一个技术工作组合作，分析了现场报告流程，并开发了智能表版本的形式。现场计时员填写供应、劳动力、交付等方面的数据。内置的公式做数学计算，消除过去在工作现场进行粗略计算所产生的错误。只需点击几下，当天的数据就会直接从移动设备上传到中央系统。

电子日报大获成功:仅用了几个月的时间，最后一份纸质表格就被智能表格取代了。Dufresne说，员工们非常兴奋，他们开始游说将纸质送货单转换为Smartsheet，比她计划的要早。

杜弗雷纳说:“在看到他们节省了多少时间后，他们正在通过智能表推动更多的自动化。”“应付帐款总是要求提供给计时员的实物送货单。但计时员可以用手机拍张照片，然后把它放在Smartsheet的一行里，这样你就可以比拿到纸质版本更快地拿到原件。因此，所有这些数据到达我们总部所花费的时间都消失了。这是惊人的。”

通过数据自动化节省时间

Miller & Long通过使用高级工具简化最具挑战性的任务，充分利用了其Smartsheet投资。航天飞机的数据改变了公司追踪和分析两个关键支出领域的方式:高速公路通行费和手机使用;

• 该公司的每辆卡车都将混凝土、胶合板和钢筋运送到整个华盛顿特区都会区的建筑工地，这些卡车都配备了一个自动支付过路费的应答器。手动匹配每辆卡车的通行费使用情况，过去需要花费管理者几天的时间来梳理交通管理局的CSV文件。Data Shuttle可以简化将CSV数据导入卡车车队的工作表;管理者可以在几分钟内看到谁在通行费上花费最多，以及为什么。
• 该公司的媒体运营商还提供了一个CSV文件，其中包含公司提供的手机的使用数据。Data Shuttle可以迅速将数字与员工进行匹配，因此分析师可以确认个人手机的收费功能是否正确，或者对超出使用限制的员工进行跟进。

创造一种乐于改变的文化

Miller & Long之所以热衷于Smartsheet，一个关键因素是该平台的易用性和易于学习的过程。另一个因素是杜弗雷纳将新技术社会化的精明方法。她知道，在任何组织中，总会有人抵制变革;她的策略是首先关注这些同事，并与他们密切合作，听取他们的担忧，并设计解决这些问题的流程。

“总是有人在处理FUD——恐惧、不确定和怀疑，”杜弗雷纳说。“当我确定这些人是谁时，我就会更多地邀请他们来，因为他们会感到畅所欲言。我们深入研究每一个小问题，把它变成一个无关紧要的问题，我越让他们参与到变革过程中，他们就越成为我们最大的支持者。”

杜弗雷纳和她的团队正在将Smartsheet用于小项目，比如盘点公司的打印机，以及大项目，比如为公司的第一个标准化部门级预算流程开发模板。他们计划采用高级附加组件和集成:智能表DataMesh为了在供应商数据协调过程中节省更多的时间，并检查如何以及何时添加微软团队集成和2022欧宝娱乐苹果下载 。

Dufresne还赞赏基于云的解决方案为她的同事提供了比旧的本地文件树系统更好的安全性和隐私性。

“这是一次有趣的谈话，”杜弗雷纳说。“一开始，有些人真的很犹豫是否要把敏感数据放入Smartsheet，因为它在云端。但是因为它是一个多租户数据库，所以它比将数据放在本地更安全。我会解释:你可以在Smartsheet中控制自己的密码;我不喜欢。作为管理员，我看不到这些数据。而如果你把数据放在我的服务器上，我就能看到。看到人们理解并接受这一点真的很酷。”