加班集中视频文件管理和规模的增长与Smartsheet和Brandfolder

加班正在为下一代体育迷建立一个网络和品牌。在YouTube、Snapchat和IGTV上发布了40多部原创剧集，为那些不仅想观看比赛，还想与运动员建立联系的体育迷创造了包容和引人入胜的体验。Smartsheet及其高级产品——包括WorkAppob欧宝娱乐app手机下载s、Brandfolder、Dynamic View和Smartsheet的资源管理——帮助加班公司在一个随时准备随着网络发展的平台上更快速、更轻松地管理大量视频内容和工作计划。

加班费公司的高级制作经理Tanya Cuadra说:“我们把我们的观众视为我们的家人。ob欧宝娱乐app手机下载“我们真正关注的是他们想要什么。我们和他们交谈;我们有一个加班费VIP页面，在那里你可以注册并与加班费的工作人员和不同的运动员互动。我们要更进一步。我们不仅仅是你点击浏览时电视上的东西;我们其实是你生活的一部分。”

夸德拉的职责是监督视频团队的后勤工作，从旅行到保险，再到采购和运送设备。她每天的工作包括为特定的节目填写工作人员名单，报道剧集或马拉松比赛的表现，以及在视频上线之前捕捉所有重要的媒体发布。随着加班加点员工的增加和新系列的批准，Cuadra有更多的细节需要管理，而工作节奏却没有放缓。

夸德拉说:“随着我们的发展，我们希望这种增长能够轻松过渡。”“在过去的三年半里，我一直在做这件事;我们总是在跑步。现在我想把我们自己组织起来，这样在我们继续已经发生的增长的同时，我们有了每个人都能很容易适应的流程。”

加班工作室最重要的需求之一就是要有一个单一的地方来管理系列视频文件，明确指出审查过程中的剪辑位置，以及哪个版本是最终版本并被批准发布。该公司之前使用的是Slope，该公司于2019年被Smartsheet收购。当Cuadra决定如何处理这种转变时，她知道她需要一个文件管理系统，它可以帮助她对大量信息进行跟踪，同时也可以快速学习和易于使用。

夸德拉说:“我们有很多创意人才，行动非常迅速，我们需要更多的组织。”“我们需要一些可以扩展的东西，在那里我们可以看到所有员工的时间，增加我们预算的信息，并将我们所有的视频放在一个地方，而不是必须混合和匹配。”

Cuadra和她的团队正在结合多种工具来组织视频和物流，包括Slope和Box上的文件管理，Google Docs上的信息跟踪，以及通过电子邮件和短信进行沟通和更新。加时赛以其速度之快而自豪——例如，在终场哨响后的五分钟内播放比赛集锦——但如果不清楚该拉哪个文件版本，就很难达到这样的速度。

“如果我们去看篮球赛，我们会比其他人更早看到精彩片段，”夸德拉说。“不能快速上传内容，不能找到文件并保证它是正确的，如果我们不能按时发布内容，这确实会损害我们的业务，因此我们的速度比其他公司慢。”

制作团队ob欧宝娱乐app手机下载评估了各种项目和文件管理平台。其中许多都有吸引人的特性，比如易于使用或强大的上传和存储结构。但只有Smartsheet将所有这些功能与响应迅速的深度支持程序结合起来，随时为Cuadra提供专家建议和解决问题的方法。Smartsheet的多功能性意味着，包括财务、人力资源、销售和设计在内的多个加班团队都可以从该平台中受益，这对初创公司来说是一种经济划算的做法。

消除媒体文件管理的混乱

当一个系列被greenlight时，Cuadra会在Smartsheet中为它设置一个生ob欧宝娱乐app手机下载产工作区。她计算预算并标记任何成本问题，将发布表格和其他必要文件汇总在一起，并为剧集、视频文件版本和社交媒体资产创建跟踪器。自动化工作流程将完成的版本路由到正确的系列文件夹中，并将更新推送到仪表板。Brandfolder通过为每个系列建立一个单独的位置，并在过程的每个步骤完成时自动将文件版本移动到正确的位置，从而减少了时间和混乱。

夸德拉说:“我们所有的节目都是马拉松式的，每一集都被合并成一集。”“对于这些内容，我们不想使用最终的YouTube剪辑，因为其中包含‘下一个’和‘前一个’以及所有图像。我们需要没有图像和音乐的原始版本，这样以后如果我们想要重建任何东西就会非常容易。当我们在表格中的文件上加上标签时，这些列会直接进入Brandfolder，所以如果我们想要拉出' Hello Newman '或Julian Newman '的所有内容并自动保存，将会更容易。”

Smartsheet可以捕获决策所需的所有数据，从每集的收视率和工作人员工作时间，到显示电视剧的成本回报情况的预算分析。Cuadra创建了仪表板视图，允许管理人员查看整个网络的性能或深入了解特定程序的细节。

夸德拉表示:“有了仪表板，我们的首席执行官可以点击查看所有内容，这非常不可思议。”“每当我们的高层想知道像《班奇》这样的剧集表现如何时，他们就可以看到前几季的分析，预算和实际情况的对比，以及有多少人在制作这部剧。他们可以通过制作这部剧的人数和所赚的钱来判断这部剧是否值得继续制作。与参加七个不同的会议相比，所有这些对他们来说都更容易消化。”

Cuadra正在通过Smartsheet实施资源管理，以简化跟踪员工工资和资源规划时间的过程。她过去常常在电子表格中记录每个员工的时间，每周使用不同的标签，并手动计算每次演出花费的时间。她的会计同事经常会提出不同的数字，迫使他们回去解决差异。现在，当她输入员工工作日时，这些数字会输入到一个日历中，该日历显示个人工资数据以及每场演出的工资成本。她希望这些数据能够指导有关系列续订、员工分配和招聘的决策。

为混乱的过程带来秩序

在加班期间推出的第一个Smartsheet解决方案是自动化的位置和人才释放流程。在Smartsheet出现之前，Cuadra会发出外景拍摄和个人出现在视频中的批准请求，但没有集中的方法来跟踪哪些请求已经回复，哪些请求仍然未处理。现在，她已经创建了标准的发布表格和跟踪所有请求的表格，所以很容易跟踪最后的许可，阻碍了将一系列内容放到网上。

Cuadra说道:“我非常喜欢它，因为我们不会失去发行。“之前，我会向深渊发出一份新闻稿，而且我不是那个要求联系人签名的人。现在我可以很容易地询问一个特定版本的情况。我不会说它节省了我的时间;更重要的是，一切都井然有序，而以前只是一团糟。”

加班最重要的好处之一是Smartsheet提供的支持水平。Cuadra表示，其他供应商只会为该账户分配一个联系人，而Smartsheet则会提供一个团队，教她如何创建特定的解决方案，检查请求以确保她获得了适合产品的功能级别，并在推出新功能或更新功能时主动联系她。ob欧宝娱乐app手机下载

一个支持团队，使快速增长

Cuadra正在开发工作应用程序，为每位员工提供量身定制的工作空间。这些应用程序包括个性化的仪表板、制作“圣经”、任务列表，以及员工正在制作的节目所需的一ob欧宝娱乐app手机下载切链接。定制视图意味着员工不必在文件或文档中搜索他们职责范围之外的任何内容，从而节省了时间，降低了过载或信息错位的风险。

夸德拉说:“我仍在思考如何让它最适合我们的团队。“但是，点击‘你好，纽曼’，在一个地方看到节目的所有内容，然后把它发送给那个团队，说‘几周后，这就是我们要发布的东西’，这很有趣。”’他们已经给我发短信了，说他们非常兴奋。”

Cuadra计划的其他解决方案包括跟踪制作数据，例如每个编辑的平均编辑时间。ob欧宝娱乐app手机下载她也有兴趣使用Brandfolder的嘉宾上传功能，让iPhone射手更容易与节目编辑分享视频。随着COVID-19大流行的恢复使员工能够更多地出差，当不方便连接笔记本电脑时，Smartsheet移动应用程序将向他们提供项目状态和文件以供批准。

夸德拉说:“Smartsheet的伟大之处在于，它的实施过程可以帮助我们制作模板，随着我们的发展，我们可以在此基础上进行构建。”“随着我们获得更多渠道，我们已经有了一个关于原始渠道如何运作的模板，我们可以在此基础上发展。我们和Smartsheet有很好的沟通，所以如果我们需要任何帮助我们进入下一个阶段的东西，我们可以联系他们。我们真的觉得我们得到了Smartsheet的支持，但我们也知道，随着规模的扩大，我们将能够自己处理这些问题。”

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