Rackspace每年节省数百个小时，同时通过Smartsheet控制中心获得一致性和透明度

公司项目管理办公室(PMO)位于Rackspace技术需要一个平台来帮助标准化和简化其全球投资组合中的新项目和计划的管理。通过Smartsheet, Rackspace用一个使用一致模板、自动化工作流和灵活协作的平台取代了手工流程和低效系统，节省了数百小时的工作时间，同时极大地提高了可见性和可问责性。

Rackspace Technology日本市场项目经理Lisa Wagstaff说:“我在很多不同的事情上都使用Smartsheet，我使用Control Center模板来运行我的项目，但每当我需要收集数据时，我就会打开Smartsheet，然后说，‘我该如何创建这个?他说，我十有八九都会在某个时候需要有人与我合作，为什么不现在就开始行动呢?Smartsheet是其中不可或缺的一部分。”

Rackspace帮助客户加速他们的云之路，这在COVID-19大流行期间变得比以往任何时候都更加重要。Wagstaff最近搬到了日本，在那里优化和管理云体验的需求尤为迫切，因为日本市场在构建云和远程战略方面落后于其他国家。

“我们专注于帮助客户了解不同云技术的最佳平衡，以帮助他们满足他们的需求，”瓦格斯塔夫说。“在日本，许多客户仍然大力投资于内部部署解决方案;他们并没有真正接受在家工作的概念，但在短短几周内就被迫采用了这种模式，许多公司都在苦苦挣扎。我们的目标是与我们的合作伙伴合作，帮助这些客户更有效地驾驭通往云的道路。”

从技术供应商的选择到安全管理，为每个客户的独特需求量身定制解决方案需要灵活性和创新思维。瓦格斯塔夫说，企业项目管理办公室的创新能力受到手工和不一致的创建和跟踪项目的方法的限制。当她加入Rackspace时，一个遗留的PM平台已经停产，部分原因是高昂的授权成本，部分原因是一个经常导致数据丢失的错误。在过渡期间，她使用电子表格、电子邮件和pdf文件来跟踪和报告项目状态，她很高兴开始将所有内容都放入Smartsheet。

瓦格斯塔夫说:“使用以前的工具，如果不手动编制周报，我们就不能做投资组合级别的报告。”“如果没有模板，一致性就会非常低，因此就无法对项目进行比较。绝对没有合作。对于任何类型的定制，我们总是需要咨询师;我们没有内部能力来支持这个工具。我们发现，在转向Smartsheet后，所有这些问题都得到了解决。”

与控制中心保持一致的项目管理

如今，Rackspace的企业项目管理办公室(PMO)使用Smartsheet更有效、更有战略意义地创建和管理跨地域和团队边界的项目和程序。通过控制中心，瓦格斯塔夫和她的团队能够为项目和程序创建标准蓝图。一个项目的一组4-5个专门的表馈送到10个定制的报告中。当信息在一个地方更新时，自动化的单元互连确保了新的细节在所有地方都更新，使得在整个项目组合中进行准确的比较和测量进展变得更容易。

瓦格斯塔夫说:“在Smartsheet出现之前，人们很难获得一致的体验。“我们实现Control Center的方式迫使我们制作一组特定的模板，并坚持这组模板，这样我们就能够进行全局更新。它迫使我们思考我们需要如何创建那些模板来生成我们想要的健壮的程序和投资组合级别的报告。现在，项目报告自然而然地从我们的日常工作中产生。”

Wagstaff创建了显示投资组合、计划和项目级数据的仪表板，包括当前状态、里程碑，以及前90天和即将到来的90天的交付成果。仪表板将红黄绿状态标识与公式结合起来，以衡量截止日期的进度，同时允许程序和项目经理在计划工作会议或有其他会影响项目完成速度的信息时修改这些颜色代码。

仪表板视图还支持更好的资源规划。经理们可以看到哪些项目人员最活跃，或者使用过滤器查看个人的任务列表，并发现谁的任务过重或谁可以接受新任务。

“项目进入程序，程序进入投资组合，”瓦格斯塔夫说。“当你做出改变时，你可以实时看到投资组合是如何受到影响的。我们可以在项目中比较高级别的风险和问题，或者查看需要什么资源。欧宝体育app官方888如果Joe在同一天被分配到5个不同的项目和5个不同的任务，他可以和不同的项目经理一起解决，因为这是不可能发生的。项目与项目之间保持这种一致性真的很有帮助。”

在项目设置上节省数百个小时

Rackspace的公司PMO使用控制中心模板来标准化新项目和程序的设置。之前复制和手动更新现有项目的过程平均需要8-10小时的工作;从模板创建一个新项目，从信息输入到质量控制和验证大约需要30分钟。节省的时间与创建程序相当，过去需要大约16个小时，现在只需1个小时。对于一个团队来说，通常每年在5-10个程序中有30-50个新的活动项目，这节省了近1000个小时的工作。控制中心中的全局更新功能自动推出模板和特性更改，而不需要在整个作品集中手动搜索和编辑。

瓦格斯塔夫说:“除了运行供应之外，我实际上还是一个项目经理。“有了Smartsheet，我可以让团队的其他成员继续运转。他们需要一个项目，我可以做。2020年，我在日本待了10周，我能够继续支持他们，毫无问题地启动项目。在SaaS环境中，你可以在任何地方做这件事，这为我们节省了PMO的管理人数。”

公司内外合作的灵活性

企业PMO从Smartsheet中获得的最重要的好处之一是跨团队和地理边界更容易和有效地协作的能力。有了项目信息的单一位置以及任务所有权和依赖关系的清晰跟踪，团队成员可以很容易地看到谁拥有他们需要的信息——或者谁正在等待他们提供关键细节。因为Smartsheet可以很容易地与非授权用户共享信息，项目经理可以与来自不同团队甚至不同组织的人员进行交流，而不用担心授权成本或访问限制。

瓦格斯塔夫说:“我与我们的授权经理密切合作，使用Smartsheet对授权进行协调和合理化。“我们开展了一项活动，让用户了解免费合作者和许可证持有者之间的区别。我们使用Smartsheet工作流程来询问员工是否需要每年续签，并获得经理的批准。我们发现在过去的一年里，很多人认为他们需要一个授权来编辑，因为很多其他工具都有这样的模型;通过年度流程，我们能够找到真正需要许可证的人，这有助于我们节约公司资源，同时为正确的人提供正确的途径。”欧宝体育app官方888

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