圣爱德华大学管理学术IT资源，并使用Smartsheet支持远程学习欧宝体育app官方888

作为一所以使命为导向的文科学校，圣爱德华大学在德克萨斯州奥斯汀，它以通过个人关注和严格的学术课程来教授整个人而自豪。为了支持这些项目，所有大学都需要确保IT资源和项目管理流程尽可能地复杂和高效。欧宝体育app官方888在COVID-19大流行期间，Smartsheet帮助圣爱德华大学以更少的员工保持重要项目和服务的运行，帮助领导层做出战略决策，支持大学的教育使命。

圣爱德华大学负责IT资源管理的副校长Danny Lorenty在2015年开始使用Smartsheet，当时他是一名IT项目经理，当时他需要一种更好的方法来管理大型复杂的IT项目，以改善IT团队的计划、预测和库存生命周期管理。他刚刚获得了项目管理专业人员(PMP®)认证，并且知道像电子邮件和电子表格这样的碎片化工具无法实现他的目标，即建立一个简单的框架，与各种利益相关者共享信息。Smartsheet提供了标准化不一致的团队流程和自动化重复任务的机会。在随后的工作中，他的工作范围扩大到管理IT预算。

“管理某样东西的第一步是了解你拥有什么，”洛伦蒂说。“它始于我们所有的服务组合:合同、续订日期和续订。然后我转向资产，与每个部门一起记录所有的服务器、桌面、实验室计算机等等，总的来说，这开始为我们的预算提供关键的见解。我们可以根据原来的购买日期确定何时需要更换。我们有一个美好的五年预测，这一切都建立在Smartsheet上，这立即使资源管理功能成为大学的战略资产。”

一致的数据捕获和共享，以提高透明度

如今，St. Edward 's的IT团队使用Smartsheet将人工工作从合同跟踪和续约、资产库存和管理、项目管理以及升级和替换的预测和规划中剥离出来。Lorenty通过一个表格系统(编译为WorkApps)管理IT预算的多个方面，以确保所有重要数据尽可能实时。仪表板提供最新的视图，允许领导层做出明智的决策，以应对不断变化的财务限制。

洛伦蒂说:“我们最初的目标是让领导团队和首席信息官了解我们的财务状况、服务组合和资产。”“现在的目标是为我们的IT员工提供正确的意识水平。如果你没有正确的信息，你可能会看到所有这些大合同，并产生一种资金只是流动的错误感觉;另一方面，所有这些关于预算限制的谈话会给你一种事情很可怕，一切都应该停止的感觉。因此，以准确的信息奠定基调，并确保始终讲述准确的故事，对我来说非常重要。而Smartsheet就是这个故事的平台。”

为了应对COVID-19大流行，大学的课程完全虚拟，Smartsheet还帮助IT团队更好地为那些需要笔记本电脑或Wi-Fi热点来继续学习的学生提供服务。洛伦蒂创建了一个技术借用程序表，使用2022欧宝娱乐苹果下载 在保护学生隐私的同时，有选择地与需要的人分享信息。一旦学生事务团队确定学生需要资源，Dynamic View确保只将必要的细节交给技术合作伙伴Verizon和理光，以及运输合欧宝体育app官方888作伙伴联邦快递，将正确的设备送到学生手中。

一个可适应的平台，满足广泛的需求

洛伦蒂说，Smartsheet最好的功能之一是它的灵活性;因为它很容易学习和使用，从有一个解决方案的想法到实现它在整个大学的影响只需要几个星期。他不需要评估和寻找一个专门的平台，也不需要为它找到预算，而是可以简单地测试和迭代Smartsheet，直到他得到确切需要的东西。

洛伦蒂说:“我认为工作本身，财务分析和预测，可以在Smartsheet之外完成。”“但事实上，我们能够做到这一点，同时通过透明度对文化产生影响，这要感谢Smartsheet。它的理念不仅是为人们做分析，而且要让它成为一个可以讲述的故事。如果有人对我们去年把钱花在哪里有疑问，线索在那里，预算申请在那里，与之相关的项目也在那里。都在那里。拥有一个可以为此量身定制的平台是无价的。”

Lorenty还喜欢Smartsheet不断为平台添加特性和功能;正如他所说，“Smartsheet不断推出新功能的速度意味着你永远无法穷尽它的所有可能性。”这种不断的创新使Smartsheet跟上了大学的需求。Lorenty看到了之前的平台在早期被大张旗鼓地采用，但在不到一年的时间里就失宠了。在圣爱德华医院，Smartsheet仍在蓬勃发展。

整个大学无缝采用

除IT团队外，大学的财务、应付账款、风险管理、设施、活动和人力资源等部门也在使用Smartsheet。欧宝体育app官方888IT组织最近与大学图书馆合并，将其财务监督添加到Lorenty的投资组合中，并实现了藏品管理的Smartsheet。

Smartsheet最重要的好处之一是减少了管理合同续签和采购等基本行政职能所需的时间和精力。圣爱德华大学也不例外，近年来高等教育面临着挑战，不得不调整预算来应对这些挑战，特别是大流行带来的挑战。Smartsheet帮助洛伦蒂完成更多工作，而不必竞争越来越少的人力预算。

洛伦蒂说:“不夸张地说，我认为很多IT领域的新业务功能，都是因为Smartsheet才得以实现的。”“对于图书馆来说，我们每年都要续签200多份合同。这将是一份全职工作;我需要一个续签专家来解决这个问题。但由于我们在Smartsheet中建立了更新流程，我可以雇佣一名学生来维持工作。另一个例子是IT路线图。如果我们没有让每个部门的负责人制定他们的年度路线图，然后把它汇总到整个部门，我就需要一个全职的投资组合经理。IT部门的采购、续订和预算都将成为全职工作。我不会一周工作100个小时。”

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