SharePoint文档管理-它是什么和不是

作为一个协作和内部网构建工具，SharePoint旨在提供一个安全的地方来存储、组织、共享和访问信息。自2001年推出以来，这个基于浏览器的平台已经发布了6个版本。今天，SharePoint提供了本地版本、云版本和混合版本。

SharePoint是功能和功能集的广泛生态系统的一部分，并且具有不断变化的功能集和复杂的许可安排。传统上，它与Microsoft Exchange、Skype for Business和Office Web Apps一起部署在中型组织、大型部门和大型企业中。自SharePoint 2013发布以来，SharePoint的主要分销渠道一直是Office 365。

基于云的SharePoint 2016(发布于2016年3月14日)的开发是为了改进这个平台，原因有很多，包括努力增强用户体验，改善个性化和速度的搜索。对于目前没有内部部署或出于遵从性原因需要内部部署的公司，可以使用这个最新版本的许可，为内容管理和协作提供一种成本更低的方法。

下面描述的大多数“SharePoint是什么和不是什么”的要点都适用于SharePoint 2013文档管理和更早版本。的结果这是2016年初对1000名SharePoint用户的调查告诉:

• 72%的用户使用SharePoint Server 2013
• 54%的用户使用SharePoint Server 2010
• 19%的用户使用SharePoint Server 2007
• 4%的人使用SharePoint Server 2003
• 1%的人仍在使用2001年的版本

许多公司继续使用早期版本的原因是，迁移可能是一个主要的挑战，并且对于那些已经在本地定制SharePoint的用户来说，时间和金钱成本都很高。更复杂的是，自定义web部件、自定义母版页和页面布局可能无法在较新的SharePoint版本中运行，这需要进一步定制。

什么是SharePoint文档管理?

• 这是无处不在的:SharePoint在世界上一些最大的企业中占据主导地位，这意味着许多员工将其用作内部网和文档共享体验。由于该公司倾向于捆绑销售，SharePoint现在被认为是一项价值20多亿美元的业务。
• 可扩展:由于如此多的SharePoint用户是MS Office的客户，因此该平台可以扩展以处理多种业务需求。对于将SharePoint作为Office 365套件的一部分使用的用户来说尤其如此，因为他们也可以在云端访问Exchange、Office客户端和web应用程序。
• 它是可定制的根据Forrester Research的调查，65%的使用sharepoint的组织在核心软件中添加了功能。这种定制是一个好消息/坏消息。为满足特定的组织需求而进行的微调需要进行培训和沟通，以使团队成员采用SharePoint文档管理。开箱即用的安全管理很棘手，大公司通常需要第三方工具。
• 耗时:无论组织是否决定雇佣成千上万的专家和顾问中的一个来进行培训、开发和支持，启动和运行SharePoint可能需要一段时间。较大的组织可能需要三到五年的时间来成功地部署和采用SharePoint。中型企业需要一到两年，小型企业需要六到八个月。
• 它(现在)是移动的:SharePoint通过Office 365与微软移动设备兼容已经有几年了，但它现在有了一款iOS移动应用，安卓和Windows 10移动应用将于今年年底推出。据微软称。

哪些特性是SharePoint文档管理不具备的?

• 它并不光滑:的SharePoint提供的大量功能使其难以使用理解和导航，进行培训和沟通以鼓励采用是必须的。性能(特别是在较旧的服务器版本中)一直是出了名的缓慢。
• 这不是最友好的用户体验:用户已经习惯了个性化的技术。这种对消费者友好的技术和SharePoint之间的差异可能会让用户感到沮丧，甚至(有时)不喜欢。
• 它不够快。“速度慢”是SharePoint用户经常抱怨的问题。2016年的版本改进了搜索功能，以更快地提供结果，并且有新的方法可以更快地创建网站和网站集合，但它仍然是一个正在进行的工作。
• 它不是最先进的:虽然微软几乎每隔一年就会升级一次，以改进产品特性和功能，但它似乎经常在追赶，而不是引领创新。一旦可以进行升级，对于已经在使用SharePoint的企业来说，迁移到最新版本并不容易，也不便宜。它也不便宜。虽然从SharePoint 2013升级到SharePoint 2016更简单，但购买新许可证或升级现有许可证会提高整体价格。还需要考虑培训团队成员使用新系统的成本。
• 它对应用程序不友好:SharePoint中的应用程序看起来像是事后才想到的，而不是经过深思熟虑的设计更新。除了基本的任务之外，做任何事情都需要大量的工作。
• 它的访问控制可能有问题:主要的挑战之一是没有集中的方法来控制对文档管理基础设施的访问。自从SharePoint问世以来，企业的信息量、安全威胁和变化速度都呈指数级增长，但安全模型却没有跟上。

虽然SharePoint具有强大的功能，对于已经依赖微软的大型企业来说是一个很好的解决方案，但对于那些想要解决协作和文档管理问题的公司来说，也有一些SharePoint的替代品。

虽然每个企业都是不同的，但在选择文档管理系统之前仍然有一些重要的考虑因素。无论您是决定使用SharePoint还是其他替代品，您都可能需要浏览以下清单，以确保您为您的组织购买了正确的系统:

1. 成本效益:您的购买需要提供一个快速和有意义的投资回报(ROI)。基于云的解决方案往往具有较低的许可成本。
2. 搜索功能:您需要广泛的选项来快速查找文件。您应该能够通过文件名和内容进行搜索。
3. 易用性:直观的使用是采用的必要条件——文档管理系统越难使用，其效率就越低。
4. 手机访问:考虑到随时随地工作的文化，选择一个智能手机和平板电脑可以轻松访问的解决方案。
5. 集成:轻松集成与您已经使用的程序，如您的电子邮件客户端和客户关系管理软件。
6. 协作和社交网络:允许多个用户根据权限查看和添加他们对单个文档的贡献，通常是实时的。
7. 安全:系统应该限制谁可以看到特定的文档，提供用户ID和密码管理、基于角色的安全性、自动下线设置和审计控制、认证以及本地、混合或云系统上的数据加密。

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