表单/日历集成

sahilhq

你好,

我正在开发一个诱导预订流程，允许我们的团队通过智能表单预订现场诱导。首先，我打算有一个Smartsheet感应寄存器，其中包括感应日期、感应者是谁、请求者、角色、公司、电子邮件地址等列。任何想预订现场入职的人都将首先被要求填写智能表入职申请表，表格的内容将与入职登记簿非常相似。填写完表格后，所有从表格中收集到的信息将自动填充到现场感应登记册中。最后，我会将日程安排感应登记表与Smartsheet日历集成，以便日历可以显示表中的重要信息，例如编号。可用的空间、场地等。

为了使上述步骤发挥作用，我有几个问题:

1)请求者在填写表格时是否有可能看到可用的日期?例如，不可用的日期显示为灰色且不可选择，可用的日期是可选择的，并在单击时输入到表单中。从另一个Smartsheet社区讨论中，我了解到一个可能的解决方案是发布日历和到表单的链接，以便他们可以打开日历，然后打开表单。然而，如果我们可以让请求者在不查看日历的情况下看到可用/不可用的日期，那就太棒了。这可能吗?

2)我如何在日历中显示现场诱导的可用空间?例如，最大编号。可以在一天内进行站点导入的人数是25人，而我们在某一天收到的请求者总数是22人。如何在日历中显示只有三个可用空间?

3)是否有可能拥有不同的日历智能表，而不是简单地将视图从网格更改为日历?我想要一个不同的日历表，以某种方式设法从智能表感应寄存器中提取关键数据(no。可用的时段、地点等)。

她名叫Stara

嗨Sahil聊,

回答你的问题。

1. 不幸的是,没有。
2. 您可以使用一个过滤器，它只显示那些可用的。
3. 是的,有可能。你能更详细地描述一下你需要什么吗?

希望这对你有帮助!

周末愉快!

最好的

她名叫Stara

工作流程顾问@完成咨询

保罗新来的

我有一些想法……

1.完全按照你的要求吗?不。但是，将两者发布到一个仪表板上将使您能够并排显示它们，而不是两个单独的窗口。

2.将不可用的时间/日期变为灰色的过滤器或条件格式。

3.这是可能的，但细节将决定如何设置它。

．

我正在思考的一个想法是:

创建一个工作表。如果一天有25个空缺，那么每天可以有25行。

您可以锁定不希望用户编辑的列，将其切换到Calendar View，然后让人们只需双击他们想要预订的适当日期/时间槽并直接编辑该行(当然锁定的列除外)。

在那里，你可以使用条件格式使日历上的栏变灰，并使用自动化锁定该行，以防止人们在预订后“窃取”该位置。

．

另一种与此非常相似的方法是将工作表作为日历显示在仪表板上，并在其上有一个只有三个字段的表单(电子邮件，日期和时间段)，这些字段将转到另一个工作表。您可以使用日历表上的复选框列以及交叉表引用，以便在有人请求时检查行。

然后，可以将更新请求发送到从Calendar工作表中选中的行触发的电子邮件地址。

更新请求将允许您向下钻取可以看到和编辑的列。

请求者将收到一封电子邮件，填写Update Request，然后提交。

然后，可以使用条件格式和“自动化”使行变灰并锁定该行。

如果有人提交的日期和时隙请求已显示为灰色并已锁定，则他们将不会收到更新请求。

您可以使用仪表板上的富文本小部件包括一些基本指令，让他们知道只请求可用的时间段(不是灰色的)。

另一个想法也让我震惊……表单表上标记任何重复条目的helper列。

设置一个自动化，以便在该标志出现在与之关联的电子邮件地址时发送更新请求，提示他们选择一个可用的时间段。

sahilhq

你好,

谢谢你的建议。我非常喜欢你创建一个包含日历和Smartsheet表单的仪表板的想法。这样，我们只需要与请求者共享一个链接，而不是有两个单独的链接(一个用于表单，一个用于日历)。但是，仪表板的想法可能行不通，因为智能表表单可能由非智能表用户填写，因此他们将无法访问仪表板。

我可能没有解释清楚我试图通过诱导请求过程实现的目标。我想如果我按时间顺序解释这个过程，你可能会更清楚。

1)创建感应登记册。此寄存器由感应请求智能表表单自动提供。此寄存器已创建。请参阅附图了解寄存器的布局。

2)创建诱导申请表。此表格由申请入职的申请人填写。这个表单也已经创建。见附图了解布局的形式。

3)创建归纳日历报告。此日历报告尚未创建。这是我需要更多帮助的地方。我希望日历报告显示可用空间的数量。如果一天有25个空缺，23个已经预订，那么我希望日历显示只有2个空缺。我是否设置了一个额外的列来检查no。每天有多少预订请求?这个的公式是什么样的?

至于我希望各方看到和做什么:

-那些预订入职的人只需要查看日历以查看可用的插槽，并能够填写入职申请表。我不想让他们进入入职登记簿。

-我和我的团队需要访问所有三个日历，表格和注册。

保罗新来的

好的。要用剩余的可用插槽填充日历，我们可以使用一个非常基本的表单。键是主列。在本例中，我将其重命名为“Available Slots”。我在这张纸上还有以下几栏:

“日期”:日期类型列，其中每个可能的日期沿行向下排列。

“总插槽”:文本/数字类型列，用于输入当天的总插槽数。

“使用的插槽”:我们在COUNTIFS公式中使用交叉表引用来计算特定日期在Register的Date列中出现的次数。

=条件统计({注册日期},(电子邮件保护)）

．

然后在“Available Slots”列(需要是主列)中，我们可以使用这个…

=(总槽)@row-[插槽使用]@row+“剩余插槽”

．

这将自动计算每天剩余插槽的数量，并将其与结束文本一起显示。

请参见屏幕截图以获得可视化示例。

注意:我在任务栏中添加了一些条件格式，只是作为查看日历视图时每个日期有多少插槽可用的视觉参考…

sahilhq

那太神奇了!现在我的日历报表也设置好了，谢谢你!!

现在我已经设置了站点导入请求智能表表单和站点导入日历报告，我准备与我的项目团队分享它们。你知道最好的表达方式吗?理想情况下，我想分享一个链接，那些想要预订可以首先查看日历，然后填写基于no的表格。他们在日历上看到的可用空间。你认为做一个仪表盘是最好的选择吗?如果是这样，非智能表用户如何查看仪表板?

保罗新来的

您可以发布仪表板并发送发布的链接。使用Web URL小部件中的指示板上的表单链接，他们将能够在日历旁边查看该表单(如何将日历放在指示板上取决于您)。

将发布的链接发送到仪表板本身，然后您就可以搞定了。

保罗新来的

对上述评论的注释:

即使发布了指示板，用户仍然可以与表单进行交互。

sahilhq

嗨,保罗,

请看下面我根据你的建议创建的Smartsheet日历和表单的快照1。我想让我的日历更“智能”。目前，日历只能显示可用的插槽数量。有没有办法让我的日历显示更多的信息，如谁的电感器是，场地等，每天没有实际双击日历中的任何日期?目前，只有当我双击这个，我才能看到所有的信息。如果你打开快照2，你会更好地理解我的意思。

保罗新来的

日历视图将只显示工作表主列中的内容。要显示更多信息，需要将来自适当单元格的数据组合成字符串，并将该字符串驻留在主列中。

sahilhq

谢谢你的回复。除了显示可用插槽的数量之外，主要列还显示了更多的信息(参见下面的截图作为示例)。无论如何，我们可以扩展日历中的每个日期来显示所有信息吗?另外，将单元格放入字符串是什么意思?

她名叫Stara

可以显示更多的信息，但不是全部。

在上面的例子中，你可能会显示Hornsey之前的情况。您必须在没有表单的情况下显示它，因为它改变了工作表的大小和日历中的信息。

字符串=连接在一起

希望这对你有帮助!

特拉维斯矛

你能创建一个带时间段的约会计划吗?

安妮·普雷斯科特

Ok. Well to populate a calendar with the available slots remaining, we can use a pretty basic sheet. They key is going to be the Primary Column. I'll rename it \"Available Slots\" for this example. I also have the following columns on this sheet:<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Date\": Date type column with each possible day in it going down the rows.<\/p>\n

\"Total Slots\": Text\/Number type column where you enter the total number of slots for that day.<\/p>\n

\"Slots Used\": We use a cross sheet reference in a COUNTIFS formula to count how many times that particular day appears in the Date column of the Register.<\/p>\n

 <\/p>\n

=COUNTIFS({Register Dates}, Date@row)<\/p>\n

.<\/p>\n

Then in the \"Available Slots\" column (needs to be the primary column), we can use this...<\/p>\n

 <\/p>\n

=[Total Slots]@row<\/a> - [Slots Used]@row<\/a> + \" slots remaining\"<\/p>\n

.<\/p>\n

This will automatically calculate the number of remaining slots for each day, and display that with the ending text.<\/p>\n

 <\/p>\n

See screenshots for visual example.<\/p>\n

 <\/p>\n

Note: I added in some conditional formatting to the Task Bar just as a visual reference for how many slots are available per date when looking at the calendar view...<\/p>\n

<\/img><\/p>

<\/img><\/p>","bodyRaw":"

Ok. Well to populate a calendar with the available slots remaining, we can use a pretty basic sheet. They key is going to be the Primary Column. I'll rename it \"Available Slots\" for this example. I also have the following columns on this sheet:<\/p>\n\n

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\"Date\": Date type column with each possible day in it going down the rows.<\/p>\n\n

\"Total Slots\": Text\/Number type column where you enter the total number of slots for that day.<\/p>\n\n

\"Slots Used\": We use a cross sheet reference in a COUNTIFS formula to count how many times that particular day appears in the Date column of the Register.<\/p>\n\n

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=COUNTIFS({Register Dates}, Date@row)<\/p>\n\n

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Then in the \"Available Slots\" column (needs to be the primary column), we can use this...<\/p>\n\n

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=[Total Slots]@row - [Slots Used]@row + \" slots remaining\"<\/p>\n\n

.<\/p>\n\n

This will automatically calculate the number of remaining slots for each day, and display that with the ending text.<\/p>\n\n

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See screenshots for visual example.<\/p>\n\n

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Note: I added in some conditional formatting to the Task Bar just as a visual reference for how many slots are available per date when looking at the calendar view...<\/p>\n

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只是想说谢谢你创造的内容是超级用户友好。我已经为我的智能表构建阅读了许多关于不同主题的回复，并且已经能够应用您的变通方法来满足我的业务需求。

保罗新来的

@Travis矛你能提供更多细节吗?

@Annie普雷斯科特我很高兴我的解释容易理解。我试图解释“为什么”和“如何”，以便它们可以适应其他应用程序，并尝试教学，以便其他人可以变得更加精通。

Ryan_N_KC

@Paul新来的我一直在跟随你的线程从7/1/19如何建立一个基本的调度系统基于表单请求条目和显示剩余的可用插槽。我已经建立了我的表来模仿你所展示的，但我有点失去了为什么我不能得到我的“插槽使用”列的工作。我的部分想法是，我相信我完全错过了一些东西，比如表单请求或导入数据的东西。我想为我们的运输部门创建一个调度系统。客户将使用表单来安排取货时间，每周的每一天都有许多码头预约。我试图将表单中的请求填充到工作表中，然后在预订约会时在表单上减少任何日期/时间段的可用性。我想建立我的形式，它会问以下内容:

1)客户

2)客户PO号

3)载体

4)拾取请求日期----一旦您选择日期，它将拉出可用的时间段剩余

这可能吗?我自己对Smartsheet还是个新手……