主表格-为什么是表格而不是报告?

比尔伯恩

新到SS。设置许多项目表，然后想要高级信息拉到一个主表上。我看过的视频说要创建一个主表和链接数据从项目表。我看过的一个项目管理网络研讨会上，有一家公司每年设计/制造/安装10,000个标识(复杂的电子标识，而不仅仅是印刷)。所以这家公司每个工作日必须启动和完成30到40个项目(所以每天总共有60到80个项目)。链接对我来说似乎很笨拙，特别是像标识公司这样的高项目量，因为它是手动的。你会高亮单元格，进入母版工作表，高亮单元格，然后链接。或者删除包含链接的项目，然后删除空白行。我假设不太可能所有的新数据都在一个表格上连续的行，所以所有的数据都可以在一个镜头中链接。更有可能的是，每个标志都有自己的项目表，所以你可以从一个表，到另一个表，再到另一个表，在主表上设置或删除它们。然后，如果您遵循SS的项目组合汇总系统，则有5个主表，因此您将需要在其他位置建立/删除链接。 For some reason some of those mastersheets are sheets and other reports but I don't understand why.

我的问题是为什么总要用表格而不总是用报告?运行时，报告可以自动从数百个项目表中找到所有信息，而无需链接。此外，我也看到了关于单向链接的抱怨，如果我想更新一些东西，我必须在项目表上更新它(然后更新主)，但我不能直接在主上更新。然而，报告是两种方式，我可以更新项目或母表，另一个将更新。提前感谢您的帮助!

Shaine格林伍德

你好，比尔——你提出了一个关于在工作表中链接单元格与使用报告的好观点。

单元格链接到“主工作表”允许您在该工作表上创建公式来执行计算，如果需要的话。

使用Report是首选的方法(通常也更容易设置)，但是您不能对Report中的数据执行计算。

斯宾塞马洛

比尔，扫描你的帖子，我认为你是100%正确的，你应该使用一个报告，而不是细胞链接。

我们实现的一个非常简单的技巧是在所有项目表中添加一个“Roll up”复选框列作为标准。然后，Report简单地在勾选了该字段的所有工作表中滚动行。使从报表中包含/删除行变得非常容易和灵活。

海琳Delgado

嗨，斯宾塞——

你能给我举个“卷起来”的例子吗?

谢谢……海琳

斯宾塞马洛

确定……这真的和听起来一样简单。下面是我们的一个项目计划左上角的屏幕截图。你可以看到“Roll Up”栏中有几个刻度。我们有一个单独的“活动概览”报告，该报告使用此复选框作为主字段，将每个项目的关键元素(行)汇总到整个地区或业务单元的概览中。

您可以在工作表级别决定什么构成了一个“关键元素”(它可以因项目而异)，只需勾选复选框，从主报表中添加或删除该行。

我应该补充说，每个项目表必须包含使报告有意义的最低数量的标准，强制性字段。

这回答问题了吗?

Boomba

Bill - Smartsheet的每页限制为5000行，在构建解决方案时可能需要考虑这一点。

我做的一件事是使用斯宾塞上面的技巧，但把专栏标记为“活动?”所有新项目选中此框。当一个项目完成时，我取消选中它。

然后，当我运行报告时，我只在“Active?”为TRUE的行中运行它。这限制了我的报告只针对活动项目。(如果我想报告已完成的项目，只需要测试该字段是否为FALSE。)

另一个提示:我创建的每个Smartsheet项目表都遵循文件命名惯例“YYYY”。MM -项目名称”。这使得在报表生成器中选择要报告的一组工作表变得更加容易。单个月的所有项目将被分组在一起，并且更容易在报表生成器窗口中的“Where?”列表中找到。

海琳Delgado

感谢斯宾塞!

(电子邮件保护)

制作报告更容易，但你失去了卡视图，我喜欢用它来检查资源过载。当您将多个工作表链接到一个母版时，母版是否仍然保留卡片查看功能?