如何制定利益相关者管理和沟通计划

为了在任何项目中获得最佳结果，确定最重要的以及扩展的涉众是关键。一旦您在利益相关者矩阵中确定了关键参与者，您就可以权衡他们各自的需求和影响，并开始评估如何管理他们。在较大的项目中，您可能想要列出“扩展的”涉众，根据涉众理论，这些涉众可能包括公司员工、客户、供应商等等。

涉众沟通是涉众管理的一个组成部分，尽管它不是唯一的组成部分。在项目的正确阶段，以适当的细节让正确的人参与其中，这对于让涉众感到被重视、参与、被倾听和被赞赏至关重要。

在确定了关键涉众(如果需要，还可以扩展涉众)之后，重要的是要了解如何最好地管理它们。涉众管理计划可以是一个简单的网格或电子表格，沿着一个轴列出涉众，沿着另一个轴列出他们的兴趣点和影响。在单独的方框中，记下利益相关者可能特别感兴趣的关键里程碑或可交付成果，以及与项目相关的财务和情感需求。

项目经理或客户总监可能会创建并维护干系人管理计划，但该计划可能会在项目团队中共享，特别是在那些定期与干系人会面的团队中。在某些情况下，该计划还会与高层管理人员共享。涉众管理计划通常不会与实际列出的涉众共享。

干系人沟通计划通常是从管理计划中的信息和发现中发展出来的。它应该列出需要接收通信的关键涉众，包括类型、频率和细节。在管理计划之后立即编写沟通计划，或者作为一个计划的两个部分，可能是有意义的。同样，干系人通常不会接触到沟通计划，尽管随着时间的推移，他们可能会习惯接收你的计划的输出——例如，他们每两周一次的电子邮件更新你计划中提到的项目。

有关利益相关者的更多详细信息，请阅读我们的涉众分析和映射文章和我们的利益相关者理论文章。首先，这里有一个潜在项目干系人的简要列表:

• 外部:客户，包括主要客户团队、他们的经理和他们的部门主管。在代理环境中，通常有一个或两个利益相关者被确定为客户项目团队的联络人。在一个公司项目中，会有少数关键的领导者，他们被认为是关键的利益相关者。
• 内部:项目团队，包括承包商和供应商，以及最高管理层、资源总监、会计部门成员，以及其他希望看到项目有效运行和盈利的人。
• “扩大”的利益相关者:这些人可能包括行业传道者、客户、员工、制造商、供应商、环境和其他社区活动家等等。与所有类型的利益相关者保持强有力的、一致的沟通，确保项目顺利进行，获得更多的支持和更好的公共关系。

维维安·克劳斯特曼是新西兰VK咨询环境工程有限公司的董事总经理，也是在线商学院“持续专业发展”的创始人，该商学院提供利益相关者管理课程，他说:“允许项目和利益相关者的发展是至关重要的。一些利益相关者可能会在早期深入参与，然后在后期阶段'退出'，而其他人可能会在项目进行很久之后加入项目。”

例如，Kloosterman补充说，一个建筑项目一开始可能会让建筑师和城市规划者大量参与，后来就会少得多，而社区环保组织——在利益相关者理论下也是利益相关者——可能会在建筑建成并开始运作的很长一段时间后发挥作用。

一旦您确定了与您的项目相关的所有类型的涉众，您就可以开始计划如何在您的项目生命周期中管理它们。是时候问关键问题了，记住在评估利益相关者和他们的需求时要诚实。

需要考虑的重要因素

1. 谁是对你的项目影响最大的干系人?通常，这些人倾向于主要在客户端，包括他们的项目团队、项目发起人和执行发起人。
2. 哪些干系人将受到您的项目的最大影响?虽然这个组也可以包括客户端的人员，但也可能包括外部人员。与一个建设项目例如，那些住在附近的人、环保人士和最终建筑的潜在居民都可能属于这一群体。
3. 你应该如何处理那些实际上不会被视为利益相关者的重要人物?尽量减少这些人的参与，因为他们有能力提出问题或设置障碍。这些人通常是他们部门的关键领导，他们可能需要在某些事情上保持灵通。
4. 谁控制着资源?欧宝体育app官方888这些利益相关者既可能是你的客户，也可能是你的代理。如果你需要更改范围或预算，或者需要从某个学科中分配更多资源，你就会去找这些人。欧宝体育app官方888
5. 你的利益相关者最主要的动机和兴趣是什么?在决定利益相关者的驱动力时，应考虑:

• 谁有经济上的利害关系?
• 谁有情感兴趣(不要低估这一点;如果这个项目是某人的“宝贝”，那么让他们开心并参与其中是至关重要的)?
• 每个利益相关者的首要动机是什么?
• 谁是这个项目最大的支持者?
• 谁是最大的不支持者或反对者?

一旦你完成了上面的练习，你应该有足够的信息开始处理你的每个涉众和涉众组的管理需求。在网格的一侧列出所有涉众(通常是最左边的一列)，在顶部列出因素、需求和兴趣。

干系人管理计划示例
在这个场景中，我们正在为一个区域电力公司的风力发电场水力发电建筑项目创建一个利益相关者管理计划。

创建干系人管理计划的好处
当你利用最有影响力的干系人的意见和影响来帮助塑造项目时，你和项目将更好地为成功做好准备。最重要的是，你不会浪费宝贵的时间和资源与那些根本不需要这些信息的人交流。欧宝体育app官方888

此外，最重要和最有影响力的关键利益相关者可以帮助您获得资源，优先考虑对资源或时间表的竞争需求，并清除潜在的障碍。欧宝体育app官方888所以，让他们开心，对项目及其进展保持积极的态度是至关重要的。

当你确定了利益相关者以及如何最有效地管理他们时，你也将开始制定你的沟通计划。从一个简单的表格开始，填上你已经排序的利益相关者，并记下他们期望和需要的沟通方式。

当您创建这个计划时，请注意，虽然高层管理人员希望保持在高调项目的循环中，但他们的时间也非常宝贵。一个好的项目经理知道如何平衡沟通，让重要的人感到知情，而不是陷入颗粒状的细节。同样，“扩展的”干系人不需要访问项目的所有内容，只要他们觉得自己的意见被听取了，并且有了投入。下面是一个示例计划:

下载利益相关者沟通计划模板- microsoftword

网格可以包括几轮拷贝和设计审查，以及每日、每周或每月的进度、预算和即将到来的任务更新。

您可以通过将网格保存到共享驱动器来与客户共享计划，并使用自动化工具以适当的频率向适当的人员发送电子邮件更新。您可以通过项目经理的个人电子邮件为客户做每周高层报告。内部利益相关者可能也希望看到一份烧钱报告——预测的小时数与花费的小时数，以及可能在不久的将来花费的时间。

一些涉众(比如执行领导)可能需要一种更正式、更不频繁的沟通方式。也许这些涉众更喜欢每月一次的PowerPoint演示，报告状态、已发布的特性和更新、到目前为止收到的输入和反馈，等等。

在制定沟通计划时，考虑如何处理涉众的风险和反馈也很有帮助。例如，如果风电场项目的时间表发生变化，哪些利益相关者需要知道，以何种方式知道?如果一场大风暴造成了破坏，又一次，谁需要被告知，如何被告知?积极的事件也是如此，比如当地的一个环保组织发表声明说，他们对公用事业公司实施的野生动物保护准则感到满意。

在整个项目中保持强有力、简洁的沟通是确保项目顺利进行的关键，也是让涉众对你和项目产生信心的关键。创建和持续利益相关者沟通计划还有其他关键好处:

1. 不要再临场发挥了。在计划如何以及何时与重要的利益相关者沟通时，你总是可以提前两步做好准备。一个看起来按部就章、有战略计划的项目经理是一个能激发利益相关者信心的项目经理。
2. 您可以预测涉众的需求，并在它们成为问题之前回答它们。如果你有固定的交流节奏，你就已经有了一个分享新闻和更新的工具，可以减少任何风险或面对任何障碍。
3. 计划可以共享，这样整个项目团队就知道谁在学习什么，什么时候学习。授予整个团队的访问权限——甚至可以为项目团队笔记和建议创建一个部分——给每个人一种所有权和责任感。
4. 该计划可以根据新的涉众、不断变化的目标、项目的新阶段等因素进行调整。计划的存在是为了帮助你和你的项目团队从利益相关者那里激发最大的信心，所以一定要创建一个有机的文档。

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