项目组合管理指南

这个词项目组合管理是指一个团队有效地组织和管理相关项目的方式，以实现战略目标。管理人员使用预先确定的标准对投资组合进行优先级排序，并根据优先级分配资源。欧宝体育app官方888

项目组合管理的目标是通过实现一个可重复的、标准驱动的过程来选择和确定即将到来的项目的优先级，从而提高效率。主要目标是成功地评估项目成功的可能性，同时考虑任何风险，并以最大化组织资源效用的方式安排它们。欧宝体育app官方888一个成功的战略将随着组织需求的变化而发展。

您可以为任何内部部门定制项目投资组合管理策略，并根据项目的大小或数量进行调整。项目组合管理的常见类型包括企业项目组合管理，它指的是负责评估所有部门的每个项目的大规模计划，以及IT项目组合管理，其中包括在IT部门内运行的项目。更多信息，请查看我们的项目组合管理过程指南。

项目组合管理指公司内部项目的大规模管理，可能不相关。项目组合管理是监督小组内相关的项目，并共享战略目标。

艾伦·朱克拥有超过25年项目管理经验的专业人士，举了一个例子来说明两者之间的区别:“例如，一家汽车公司管理一个项目组合，其中包括其产品线中的所有汽车、卡车和suv。ob欧宝娱乐app手机下载可能会有一个单独的投资组合专门负责管理suv，包括管理现有的产品套件以及开发新车型。ob欧宝娱乐app手机下载开发一款新的SUV车型将是一个由几个相互关联的项目组成的项目，这些项目需要协调。将会有单独的项目来设计发动机、内饰、外观等，这些都是新SUV车型计划的一部分。”

项目管理指项目经理对特定项目和团队的促进和监督。项目组合管理对公司内的许多项目进行优先排序，并管理完成这些项目所需的时间和资源。欧宝体育app官方888

项目管理学会(PMI)定义了项目管理作为“将知识、技能、工具和技术应用于项目活动以满足项目需求”。

乔Pusz的创始人兼首席执行官PMO小队这是一家项目管理咨询公司。他澄清了这两个术语之间的区别。“项目组合管理就是在正确的时间做正确的项目或计划。项目投资组合管理是一种战略功能，而项目管理是在您的投资组合决策中按优先顺序交付工作。”最终，项目组合管理是在执行项目或规划时驱动决策制定的战略框架。

项目组合管理有许多目标。项目组合管理的主要目标是建立一致和有效的优先级策略和有效的资源管理，并促进执行决策的制定。

• 有效的优先级:成功的项目组合管理取决于对项目进行有效的优先排序。应该根据预先确定的标准对项目进行优先排序，并随着时间的推移进行监控。
• 有效利用资源:欧宝体育app官方888管理您的项目组合意味着确保您尽可能有效地分配资源——包括时间、金钱和劳动力。欧宝体育app官方888
• 促进行政决策:如果管理得当，项目组合就会很好地组织起来，并且易于查看。当高管们容易获得清晰的信息时，就更容易做出明智的决策。
• 知名度和沟通:运行良好的项目组合使项目状态可见，并减少了过度沟通的需要。团队成员应该能够通过查看项目指示板和报告来回答他们自己的许多问题。
• 鼓励高管参与:成功的项目组合管理的历史增加了经理及其团队的执行信心。他们更有可能在未来支持这些团队领导的项目。
• 项目完成:项目组合管理的最终目标是按时按预算完成更多的项目。

项目组合经理监督单个项目经理，并确保项目与公司目标一致。一个成功的项目组合经理确保可交付成果按时完成，部门之间保持一致，资源分配适当。欧宝体育app官方888

项目组合经理还可以充当单个项目经理和执行人员之间的联络人。他们对项目和部门之间的相互作用有着独特的见解，并通过相应地确定项目的优先级来帮助确定公司的最终方向。

随着公司的发展和承担更多的项目，项目组合管理变得越来越重要。项目组合管理为所有潜在的和正在进行的项目提供了一个大的视图，它允许执行人员和管理人员对他们的业务做出更明智的决策。

“项目组合管理帮助我们的经理有效地管理时间、技能、资源和预算。欧宝体育app官方888它使我们更容易完成许多任务，特别是在我们的经理不得不同时处理多项任务的情况下。实施项目组合管理确保我们的公司以最小的风险运营，为管理人员提供所有项目的项目信息的集中可见性，”他说山姆Shepler他是证言英雄的创始人兼首席执行官。

项目投资组合管理的主要好处是，它授予了对项目投资组合管理过程的每个方面的可见性，包括预算、资源、风险、状态和决策本身。欧宝体育app官方888项目组合管理软件可以标准化过程，并通过记录项目组合管理生命周期中发生的所有沟通、决策和评估来消除差异。此外，许多工具——报告、数据分析、仪表板等——支持更高级别的功能，以确保对决策的可见性。欲了解更多信息，请阅读我们的项目组合管理的优点和缺点的指南。

项目组合管理有四个主要组成部分。您必须制定策略，为您的组织定义企业框架，确定标准并确定项目组合的优先级，并根据需要对其进行维护和更改。

以下是每个组件的更多信息:

• 策略:开发你的项目优先级管理方法。确定对您的业务最重要的是什么，并概述您的投资组合管理目标。
• 企业的框架:注意各种项目和部门之间相互作用的方式，并创建一个支持这些相互作用的框架。项目和投资组合管理有许多方法——请阅读我们的项目管理框架指南以了解更多关于什么是适合您的组织。
• 投资组合优先级:项目优先级是成功的项目组合管理的必要条件。根据所有关键涉众的输入，根据它们与业务目标的相关性选择优先级标准。
• 投资组合的维护:了解许多因素可能会随着时间的推移而改变，并进行相应的调整。

项目组合管理可以根据行业、公司的规模和团队的需求而有所不同。我们在下面概述了几个不同的项目组合管理方法的例子:

• 小企业投资组合:小型和大型企业有不同的需求。小型企业可能在任何时候都只有几个正在进行的或潜在的项目，以及较小的团队和较小的预算。这些公司可能会在他们的投资组合中更积极地优先考虑项目，以提高他们的客户满意度或他们的领导团队，以发展业务。
• 它的投资组合:IT投资组合主要围绕IT团队的现有需求进行优先级排序。IT团队往往相对较小且高度专业化，并且IT项目往往更昂贵，因此保持对这些员工的良好支持以及不让他们被任务压垮是特别重要的，这样他们才能最好地完成工作。
• 国际业务组合:国际企业可能在他们开展业务的许多市场都设有团队。投资组合管理变得更加困难，因为这些团队和市场的需求可能差别很大。在这种情况下，特别重要的是将投资组合按支持整个业务目标的计划进行优先排序，而不仅仅是任何一个特定市场的目标。
• 远程业务:完全远程的企业应该考虑使用项目组合管理软件来简化通信和项目可见性。中央指示板、自动工作流通知和报告以及实时消息传递是在远程管理投资组合和团队时使用的宝贵工具。
• 制造业务组合:为客户生产产品的企业应该考虑使用允许客户实时接收更新和查看项目报告的工具。你可以通过自动通知或让客户自己访问状态报告来节省大量时间，而不是手动发送更新电子邮件并回答许多不同的人的问题。

知道如何在您的组织中实现项目组合管理是很困难的。从选择优先级标准到找到合适的软件工具，我们整理了以下专家建议:

• 创建一个项目组合管理团队(或部门):
  
  创建一个有经验的团队来负责项目组合管理是确保其成功的最好方法之一。“管理项目组合的人拥有很大的权力，但如果他们非常适合这项任务，这将意味着业务有相当大的前进动力。有几个经验丰富的经理负责项目组合管理可以帮助解决任何重大问题，因为团队成员可以在决策过程中平衡任何个人偏见。詹姆斯一昼夜的他是Textel的创始人兼首席执行官。
• 选择与公司目标一致的优先级标准:
  
  项目组合管理中最关键的部分之一是确定各种项目的优先级。使用鼓励朝着公司目标前进的标准对项目进行优先排序是很重要的。“我们的项目都是经过精心挑选的，以使我们公司更接近我们的战略目标。如果任何项目不能帮助我们实现我们的目标，这将是对公司资源和工作场所努力的浪费。欧宝体育app官方888作为一名项目经理，我根据我们的整体业务战略来评估和优先考虑项目。布拉德TousenardSpinupWP创始人兼首席执行官。
• 灵活:了解业务需要因各种因素而变化。在你的团队中鼓励灵活性，你会更容易适应他们。“任何企业要想在一个充满活力和饱和的市场中脱颖而出，就必须具备快速适应的能力。为任何给定问题提供解决方案的快速适应能力需要卓越的领导力和有效的管理。”
• 使用可用工具:有许多免费的模板资源和软件工具可以帮助简化项目组合管理。欧宝体育app官方888选择最适合你需要的，不要害怕经常使用它们。“欧宝体育app官方888每个组织的资源都是有限的，因为项目相互竞争资金。使用适当的投资组合管理工具，您可以在选择项目之前查看企业范围内的资源可用性，并选择最适合的项目来优化您的分配。使用项目组合管理，您还可以定期审查和重新评估这些项目，以确保您的预算仍然符合业务和项目目标，”Diel说。
• 了解现有文化:在做任何大规模的改变时，要牢记公司的文化。一个对截止日期有放任态度的公司可能不会很好地应对一夜之间转变为严格的截止日期，反之亦然。“在实施PPM计划时，理解组织和文化背景是很重要的。许多新项目之所以失败，是因为它们建立了脱离上下文的实践。成功的项目建立了清晰的业务目标，然后建立了将组织推向新方向的流程和实践，”Zucker建议。

项目组合管理模板是通过提供预算表、时间表和仪表板来帮助可视化您的数据来帮助支持PPM生命周期的特定过程的工具。许多全面的软件工具将这些特性组合成一个统一的解决方案。

如果您在当前用于投资组合管理的软件中发现了具体的缺陷，那么您可以轻松地使用模板报告你的投资组合状态，跟踪你的持续预算,或创建一个仪表板来可视化你的整个投资组合。你也可以选择更多种类的免费的项目组合管理模板。

项目组合管理是一个复杂的过程。我们已经把这个项目组合管理工具包放在一起，以帮助您开始。在这个工具包中，您将找到可定制的模板，以帮助您计划和执行会议，确定项目的优先级，并创建投资组合报告和仪表板。

下载项目组合管理促进工具包

项目组合工具是监督项目组合管理过程的集中管理系统。为了完成项目组合管理的许多目标，有各种各样的软件工具可以使过程自动化并组织数据。

Shepler说:“在跳入当前市场上项目管理软件的浩瀚海洋之前，退后一步，准确评估公司对项目组合管理软件的需求是很重要的。”“一流的PPM软件由某些特性组成，这些特性确保了执行项目所需的最佳关注和分析水平。这包括灵活的工作流程，自动和计划的提醒和通知，甘特图，以及协作和[生成]报告的能力。最好的项目组合管理软件是在不影响其他特性或易用性的情况下，只需点击几下就可以对组合和对象进行建模的软件。”

扎克解释了最近软件工具的流行。他表示:“该软件平台使(你)能够跟踪所有项目的生命周期，从构思到资金批准，再到执行，再到实现效益。”“如果你不使用软件平台，所有这些信息都不会被跟踪，或者会在不兼容和过时的电子表格上被跟踪。”

“该软件可以确保所有项目的数据都得到一致的收集，”Zucker继续说道。“工作流可以减少跟踪审批的手工工作。可以从解决方案中生成标准报表，这消除了人们浪费无数时间手动创建报表的需要。该软件还促进了标准化的工具和实践。”

Pusz强调PPM工具使团队成员专注于数据。他说:“当适当配置并整合到组织流程中时，这些工具有助于消除情绪化的决策。”“这些工具专注于预期的ROI和其他配置因素，例如资源利用率、技能集和预算。”

在为您的公司选择正确的项目组合管理软件时，需要考虑很多因素。考虑组织的适应性、成本、实现的挑战，以及软件必须提供的特性。

选择工具的基本框架在理论上很简单，但在实践中往往很复杂。要为您的公司找到合适的项目组合管理软件，您必须考虑两个关键因素:组织健康和成本。

虽然每个工具都有独特的特性，您可以为您的组织量身定制，但您不应该仅根据功能来选择软件。正如Zucker和Pusz指出的那样，一个花哨的软件程序不会在一夜之间解决所有的流程问题。在某些情况下，它可能会带来更多的问题。关于第一步，组织适应性，确定公司的具体需求，以及软件工具是否以及如何满足这些需求。把适合度看作一个总括性的术语，包括规模、能力、支持系统和其他文化因素。

“选择项目组合管理工具的第一步是了解您的企业和组织的需求，”Zucker说。“大多数工具都有自己的优点和缺点。关键问题是:该工具在您的环境中如何工作?”

Pusz表示同意。他说，有必要问这样一个问题:“这个工具将如何适应组织的文化?’”

在成本方面，费用远远超出了新软件的标价。正如Pusz和Zucker所解释的那样，将组织的预算、资源和健康考虑在内，有许多隐性的和定性的成本。欧宝体育app官方888

正如扎克所说，“不要只看购买或授权软件的初始成本。看看总拥有成本吧。”同样重要的是要考虑学习新软件和培训团队使用它的成本。

在项目组合管理软件的实现中可能存在重大的挑战。正如Pusz所解释的，“项目组合管理软件，像大多数软件一样，和花时间正确配置它一样好。更大的企业工具可能很难配置，以考虑项目组合管理评估的所有标准。此外，它们可能很昂贵，需要不断的培训和维护，以跟上组织战略的步伐。”阅读我们的实施项目组合管理的指南了解更多。

这些挑战不应该阻止您采用项目投资组合管理软件，但是您应该在开始实现之前意识到这些限制，并积极地与它们作斗争。毕竟，正如扎克所指出的，“一般来说，这些挑战的出现并不是因为这些工具有内在的局限性。挑战通常是由企业如何决定构建或配置软件引起的。”

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