资源管理就是人的管理:原则、系统和计划

资源管理是项目管理的一个组成部分，是一个旨在高效、有效和经济地使用人力和有形资产(财务、材料和设备)的过程。因为资源管理的目标是100%地利用资源，所以它是最难控制、维护和取得成功的过程之一。欧宝体育app官方888

资源管理是组织有限资源的艺术和科学，包括人力资源，使你的项目达到终点。欧宝体育app官方888您可以使用Word文档，Excel电子表格或项目管理软件(单独或组合使用)来处理可能是混乱的过程。无论你使用什么工具，从第一天到计划完成日期，你都需要掌握资源，以确保你成功地满足预算和时间表。欧宝体育app官方888

资源管理就是从最终的项目目标中“回溯”，并创建一个尽可能最大化所有资源(包括人力资源和非人力资源)的计划。欧宝体育app官方888扎克说:“正如史蒂芬·柯维(Stephen Covey)的名言‘以终为始’。

通常使用资源管理的行业包括大规模制造、建筑、高科技、软件、广告、营销、研究和咨询/专业服务。在较小的公司，团队成员可能会承担两倍或三倍的职责来处理工作量，而在较大的公司，经理可能负责协调具体的责任领域。

下面的列表包括不同类型的资源管理和一些模板，以帮助您开始:

• 资源管理:资源管理人员绘制路线，将资源引导到正确的位置，有时提前几个月或几年。欧宝体育app官方888资源经理通常与项目管理办公室(项目管理办公室)和它的项目经理仔细检查成本、资源可用性和最后期限，因为他们将人员最佳地部署到项目中。在许多组织中，项目经理也扮演资源经理的角色。要了解有关大规模资源管理的更多信息，请阅读“用企业资源规划转变你的业务。”
• 项目管理:项目经理控制任务和团队，在明确定义的顺序和时间框架内实现预定目标。当一个组织有PMO时，它建立并维护项目经理要遵循的标准。通常，PMO标准与项目管理协会(PMI)的项目管理知识体系(PMBOK)中的最佳实践指南保持一致。要获得免费的工具和技巧，请查看这些p项目管理资源欧宝体育app官方888和营销解决方案。
• 人力资源管理欧宝体育app官方888:人是任何公司的主要资源，寻找和管理“合适”的团队成员具有战略和战术重要性。人力资源管理欧宝体育app官方888涉及招聘和选择合适的人，提供适当的新员工培训制定绩效评估和薪酬福利制度。人力资源管理欧宝体育app官方888还涉及员工的积极性、安全和福利以及遵守劳动法规。人力资源经理和团队正在从传统的、以任务为导向的职位向更具战略性的组织角色发展。要了解更多信息，请阅读人力资源管理101:职能、政策和程序"和"欢迎来到人力资源革命:战略人力资源管理欧宝体育app官方888”。
• 自然资源管理:这是对土地、土壤、水、植物和树木等资源的管理，这样子孙欧宝体育app官方888后代就可以利用这些资源。
• 财务资源管理:这是指任何与钱有关的东西，包括资产(现金、股票、债券等)和债务(如贷款)。
• 企业资产管理:这是指指导企业的资本资产，如公司或非营利组织。
• 公共资产管理:管理政府的资本资产，如市、县、州或国家。
• 数字资产管理:维护数码物品(如公司文件、媒体)的存储和安全。
• 设备管理:这与办公室、数据中心、仓库和医院等建筑物的运行有关。
• 基础设施管理:道路、桥梁、电网和下水道等结构的建造、操作和维护。
• 库存管理:维护企业的库存，以最大限度地提高利润和客户满意度。
• IT服务管理:监督组织的信息技术资产和服务，通常由第三方通过基于sla的合同进行监督。

资源管理是一个持续的过程，需要根据资源可用性、不同项目的需求和优先级的变化不断地监测和调整。以下做法可使资源管理成为更有效的工具:

• 创建一个集中的资源池，以帮助在项目之间分配欧宝体育app官方888资源，并支持确定项目和工作优先级的通用方法。
• 在每个项目的整个生命周期中跟踪资源分配和可用性，以最大限度地利用资源并防止延迟。
• 不仅要跟踪人力资源，还要跟踪财务、库存和物欧宝体育app官方888资资源。
• 随着技能组合的变化，保持每个人力资源的技能和优势的更新，以确保这些资源得到有效利用，并帮助实现资源平衡。欧宝体育app官方888
• 不要过度分配资源，因为这将限制多重任务和欧宝体育app官方888倦怠。
• 围绕受限资源的可用性进行计划，以防止它们被过度使用。欧宝体育app官方888
• 确定任务和项目的优先级，然后战略性地分配资源以支持kpi并与业务需求保持一致。欧宝体育app官方888
• 确定哪些资源将在未来供不应求，并欧宝体育app官方888计划增加它们。
• 支持跨组织的不同工作风格以提高效率。
• 确保跟踪非项目时间，以防止资源过度分配和工作延误。欧宝体育app官方888
• 让最宝贵的资产保持快乐和高效。ob欧宝娱乐app手机下载
• 永远不要忘记，人力资源是需要稳定和安全感的人，基欧宝体育app官方888于他们的表现公平的报酬，以及晋升的机会。

在一篇名为《人力资源管理实践、企业战略和公司成果的关系:中国服务业》的研究文章中，作者Nausheen Syed、Lin Xiaoyan、Syed Kamran Ajmal和Khan Mansoor Shaukat提出了以下假设:

• 人力资源管理实践与服务公司的绩效密切相关。
• 人力资源管理实践与服务公司的商业战略之间有着密切的联系。
• 战略导向与更高的公司绩效相关。
• 将人力资源管理实践与企业战略相结合，将与服务企业的公司绩效显著正相关。

通过对中国公司进行研究时收集的数据，研究人员能够证明，使用战略资源分配、保持有价值的资产满意、提供晋升机会等做法，可以提高组织绩效。欧宝体育app官方888

在他们的书中人力资源管理评估中心George C. Thornton III和Deborah E. Rupp提出了一个强有力的人力资源管理项目的高层职能。虽然本书的主要重点是在过程中使用评估中心，但这些类别适用于一般的人力资源管理。

• 招聘:寻找可能填补空缺职位的人(无论是现在的还是将来的)。
• 选择:从招聘人员中选出最合格的候选人。
• 位置:将每个被录用的候选人与最适合他们技能和能力的职位相匹配。
• 培训及发展:为人们提供成功和进步所需的工具、技能和培训。
• 绩效考核:评估员工的成就和能力，并制定计划来改进那些不足之处。
• 组织发展:改变组织结构，提高效率和生产力。ob欧宝娱乐app手机下载
• 人力资源规划:确保将来有足够的人可用。
• 晋升和调动:随着员工技能和组织需求的变化，将他们调到新的职位。
• 裁员:减少员工人数的过程并不令人愉快，但是当外部力量或优先级的变化导致过多的员工或员工的技能不再满足组织的需求时，就需要考虑到这一点。

下面的模板帮助创建跟踪资源部署的结构。您将能够看到资源的可用性和分配，跟踪过度分配的实例。

亨特说:“我们监控团队的利用率、可计费性以及人员配置技能，这些都与产能有关。”“我们的团队主要是基于项目的，所以我们使用的工具对于管理我们的日常使用和负载平衡以及保持正轨非常重要。“我们使用数据来确定利用率。项目管理合作伙伴密切跟踪财务报告数据，以确保我们预测的收入和利用率达到目标。”

有效地管理资源需要欧宝体育app官方888将许多不同的工具、技术、原则和规程结合在一起，这些将在下面讨论。

• 资源规划:首先创建一个详细的清单，列出所有资源，包括人类和非人类资源，你需要完成这个项目。让团队成员参与到这个过程中来，因为项目的某些方面可能需要你不知道的资源。欧宝体育app官方888最好是计划好每一件可能的物品，不要使用它们，而不是低估你的需求，最终在最后一刻手忙脚乱并支付额外的费用。在很多方面，资源规划就是财务规划。
• 估算和预测:在资源管理中，完美几乎是不可能实现的，但您仍然应该以它为目标。一旦明确了项目的优先级，就要花足够的时间来估计进度和预算。查看已完成的项目，包括出错的地方，以帮助制定合理的估计和预测。此外，当您需要听取管理层的意见时，估计和预测应该是现实的，而不是简单地适应管理层的目标或不合理的时间框架。定期更新评估以反映诸如新决策、资源转移以及这些变化发生时对项目的影响等变化。欧宝体育app官方888

密切关注项目的所有活动部分，可以确保您对时间、任务、风险和变更保持控制。在一个地方可视化地表示数据有助于提高透明度和与团队成员的沟通，并保持进度和批准的预算。

下载项目管理仪表板模板- Excel

• 资源分解和优先次序:使用原始的资源计划列表来评估每个项目，并给它一个优先级排序。由您来确定与您的项目和业务相关的层次结构。这个优先排序过程比较了在有限的项目资源下需求的相对紧迫性和重要性。欧宝体育app官方888仔细的优先排序确保在时间或预算发生变化时立即解决最关键的需求。
• 职责分配矩阵:一旦您确定了所需资源的优先级，就可以使用职责分配矩阵(RAM)欧宝体育app官方888定义负责任务或整个项目完成的人员。使用矩阵来明确整个项目范围内的角色和职责。公羊通常是简单的RACI图表(负责、负责、咨询和通知)。可以通过命名个人或角色来创建图表。在“一个全面的项目管理指南的一切RACI”。
• 资源Overallocation:Overallocation意味着一个团队成员不能在预定的时间框架内完成任务。这可能会导致加班成本，或者在最坏的情况下，可能会破坏项目。资源平衡是至关重要的，因此在整个项目生命周期中监控团队的工作负载，并定期(如果不是每天)检查工作负载。

资源直方图是项目团队的可视化表示。以这种格式查看状态有助于防止过度分配。如果你看到了一个值得关注的领域，采取行动，把任务转移给工作量更轻的团队成员。此模板结合了每周检查表和直方图，以图形形式表示资源管理和分配状态。根据您对人力、供应、设备或其他资源的具体需求调整模板。欧宝体育app官方888输入数据，将自动创建直方图以供进一步分析。

下载资源直方图模板- Excel

• 资源依赖和调度: 资源依赖指不健康地过度依赖一个团队来完成核心工作——如果是外部资源，这种情况尤其不利。资源依赖关系可能导致备份和资源短缺。您可以通过将任务分散到多个资源，或者在资源不可用时制定应急计划来缓解问题。欧宝体育app官方888由于团队成员可能在多个项目中工作，因此考虑他们所有的项目以有效地管理资源是很重要的。欧宝体育app官方888有关提供团队能力可见性的调度模板，请阅读“免费的工作时间表模板的Word和Excel”。
• 资源平衡或平滑:调平资源，又称欧宝体育app官方888资源平滑，是资源管理的一部分。这意味着您了解并管理跨单个项目或多个项目的资源可用性。您可以为特定任务延长计划的时间框架，避免团队成员分配过多或不足，并防止团队倦怠。
• 利用率:这个数字准确地告诉您团队成员的时间资源是基于您的时间分配的百分比。欧宝体育app官方888目标是充分发挥你的能力，这样你就不会浪费任何时间(或金钱)。要计算利用率，请将资源工作的小时数与它们可用的总小时数相比较。例如，如果一位顾问在100个可用小时中工作80个小时，那么她的利用率为80%。因此，顾问的工作时间可能需要调整，因为他们还没有达到100%的利用率。

有这么多的因素需要考虑，有技术来进一步控制项目是很有帮助的。下面是一些有用的工具和策略，可以帮助你完成这个过程。

鱼骨图:当一个项目出现问题时，你想要找出问题的根源，这样你就可以从中吸取教训，并朝着解决方案努力。要了解根本原因，您可以使用鱼骨图(也称为鱼骨图)石川图)由日本质量控制专家石川薰博士发明。

这个练习可以帮助团队避免解决方案只是处理一个更大问题的症状。如果试错太耗时，如果问题非常复杂，如果您想了解根本原因，或者如果一个问题有许多潜在的可能原因，则可以使用它。使用鱼骨图的好处之一是可视化布局，这使得编译和查看信息以及查看不同元素之间的关系变得容易。

下载鱼骨图模板- Excel

复杂性、灵活性和对未知的规划:雷姆利说，处理未知是资源管理的常态，管理者需要灵活，能够处理复杂性。

“例如，尽管客户服务团队尽了最大努力，但我们无法在6个月或12个月的保留期内确定所有可交付成果的范围。尽管聘用范围的一部分是人事计划，但在工作开始之前，我们无法确定他们是否是合适的资源。”欧宝体育app官方888“我们决定在一开始就安排50%的保留职位，随着工作的增加，再增加25%的职位。人事计划预算的最后25%总是留给临时员工或具有独特技能的人才，这些人才只在可交付成果期间购买。”

风险管理:雷姆利说:“资源管理带有高风险因素，因为这是各机构每天都要面对的问题。”“欧宝体育app官方888资源总是从现有团队‘借用’来处理新项目、高可见度项目和新业务，资源经理被迫‘重塑’团队。对于相同的人才，团队之间有很多谈判，而资源经理是谈判的核心。通常情况下，客户服务主管需要成为谈判的一部分，因为它可能需要滚动交付日期，以便人才能够从交付到交付。”

变更管理:一个项目可以给工作场所带来改变。必须评估每个里程碑对项目本身和整体工作环境的积极和消极影响。测量和监视影响，并向项目发起人和团队成员报告。随着公司不断创新流程和系统、员工角色和职责，并整合技术以提高效率，资源经理也在组织变革中扮演着重要角色。

资源管理kpi:“一旦目标被充分理解，我们就可以开始制定实现目标的流程，”Zucker说。“在设想过程时，我们应该问，‘这个步骤或过程如何产生价值?“重要的是要问这些指标是否提供了可操作的信息。“这些指标或关键绩效指标是否激励了与战略目标一致的行为?”’”

朱克说，资源管理组织经常创建一些指标来激励错误的行为。扎克说:“例如，高管们设定了一个目标，即将资源全部分配给今年的项目工作。欧宝体育app官方888大多数项目可能只持续三到四个月，因此资源经理知道当前的任务和下一个计划的任务。但他们不知道8、9个月后人们会从事什么项目。为了看起来符合组织的目标，他们可能会把人分配到虚幻的项目中，只是为了确保他们不会被解雇或重新分配。”

雷姆利关注的是人员配备。“资源管理的kpi根据用户参与类型而有所不同。对于大规模的保留人员，这是关于审计保留团队的利用率，以确保他们在商定的范围内交付，”她说。“利用率报告的准确性可能是一个关键绩效指标。相反，如果团队正在处理多个单独的项目，kpi可能集中在控制偶然的员工成本上。有效的资源管理是关于了解所需的不同类型的团队，并将技能集映射到这些团队。在为临时员工提供资源时，要以合适的价格找到合适的人才，这样公司才能兑现承诺，并保持在利润范围内。如果临时员工每小时收费150美元，而你只能向你的客户收取这么多钱，那么这些人才实际上是在零利润的情况下工作，这不是最理想的。”

软技能和员工激励:大多数“资源欧宝体育app官方888”是人，而人最终要对一个成功的项目负责。Remley说:“资源经理和项目经理在多个项目管理团队之间游弋时需要成为谈判者，每个团队(当然)都认为自己的项目是最优先的。”“经理需要平衡每个团队和项目的(经常是相互冲突的)需求，并制定一个路线。有时候，成功看起来就像每个人都一样恼火，因为为了完成所有需要完成的任务，他们的项目可能会被取消优先级。”

猎人同意。她说:“资源经理必须既务实又善解人意。压力来自四面八方，优先级的竞争往往要求资源经理从混乱的情绪中解脱出来，为工作、客户和组织做出最佳决定。”

应用敏捷:作为敏捷的支持者，Zucker认为这种方法对于技术和非技术项目都是一种优秀的资源管理工具，因为它重视人。敏捷重视创建跨职能、授权的团队。团队团结在一起，这样他们才能变得高效。”朱克说。“工作被划分了优先级，团队从最有价值的项目开始处理产品待办事项。ob欧宝娱乐app手机下载在这个模型中，团队是成立的。月运行率是已知且恒定的。因此，在敏捷项目管理中，资源规划和评估是非常容易的。它是人数乘以他们的月租率。只要有工作等着他们去做，他们的团队就会一直是一个抗拒的团队。”

亨特说:“我没有什么诀窍，只是多年的经验和一种愿望，希望制定一个切实可行的计划，并提供合适的人员组合——无论是在水平还是技能上——来完成工作。”“资源管理和项目管理计划必须是所有利益相关者都能接受的，所以我发现与负责任的人一起审查它们是至关重要的。”

亨特找到了适合她的PMO的方法。“我们有一个经过验证的、真正可重复的过程，其中包括Smartsheet作为我们日常负载平衡的主要工具。Smartsheet允许团队利用基于web的解决方案，该解决方案易于使用，并使每个人都了解他们的工作量。我们使用Smartsheet等工具将计划的工作(分配)与预测的工作量进行比较，以确保团队得到适当的计划。”

对雷姆利来说，一切都与人有关。“撰写资源或人才计划的关键原则是仔细研究项目计划的所有元素，并确保你有合适的团队来执行该计划。你需要辅助人员吗?公司内部没有的关键技能?把部分项目外包出去是明智的吗?你需要知道所有的可交付成果，以确保你拥有所需的技能。如果营销活动有一个临时网站，它需要UX吗?你的字幕内容是一个视频吗?谁可以制作故事板来向客户推销这个概念?这就是有效的资源管理所需要的:考虑所有元素，并根据内部团队的技能组合对所有元素进行审查。”至于工具，她说:“我们使用MS Project来制定项目计划，使用10,000Ft来登记使用情况，使用Power Bi来跟踪项目的成本。”

有许多不同类型的工具和系统可以帮助个人和团队从概念到完成资源管理的各个方面。您可以使用Excel创建自己的程序，或者从数百个可用的程序中进行选择，从免费的在线解决方案到复杂的企业产品。ob欧宝娱乐app手机下载这些系统旨在通过为管理人员和其他团队成员提供所有相关信息的单一访问点来跟踪长期项目的发展。

一流的软件包括从计划、预算、发票、管理库存、分配人力资源、管理任务(包括分配和跟踪任务的完成)和文件共享的所有螺母和螺栓。欧宝体育app官方888主要目标是通过从一开始就为每个团队成员提供增加的项目可见性来提高公司效率。

Smartsheet的资源管理是一个强大的资源管理软件，有助于有效地管理项目背后的人，什么，什么时候。

通过Smartsheet的资源管理，您可以更轻松地为项目建立最佳团队，保持项目进度和预算的正轨，并自信地预测业务需求。

当团队明确了要完成的工作以及由谁来完成时，就不知道在同样的时间内他们能完成多少工作。观看免费演示以了解更多有关Smartsheet的资源管理。