连接器:将Smartsheet与Salesforce或服务云同步

适用于

内容提前计划

有关计划类型和包含的功能的更多信息，请参见内容的计划页面。

使用这些连接器执行以下操作:

  • Salesforce连接器:实时向Smartsheet发送或从Smartsheet提取Salesforce记录
  • 服务云连接器:跟踪和计算客户服务数据，以确保您的团队满足SLA

这些连接器可作为自己的优质产品提供。有关定价的信息，联系我们的销售团队。

创建工作流:开始

在开始创建工作流之前，请执行以下操作。

安装Salesforce或服务云连接器

购买集成后，只有这些用户可以安装Salesforce或服务云连接器:

  • Salesforce或Service Cloud Admin(集成中唯一的帐户级角色);
  • Smartsheet系统管理员(SysAdmin);或
  • 同时是Smartsheet SysAdmin和Salesforce或Service Cloud Admin的用户

确保使用连接器的权限

要在任何一个Connector中创建工作流，你必须拥有以下所有帐户类型:

登录连接器

一旦安装和配置了Salesforce或Service云连接器，您将使用以下URL创建和同步两个集成的工作流:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce。

仔细检查你的浏览器是否与Smartsheet兼容。

在创建工作流之前

您必须首先启动工作流向导。

每张工作表只能创建一个Salesforce工作流。

启动工作流向导

  1. 在页面左上方区域，选择菜单图标。
  2. 选择指示板。
  3. 选择添加工作流。

就是这样!你现在可以使用工作流向导来:

  • 选择工作表和Salesforce或服务云对象，然后
  • 映射它们各自的列和字段以进行同步。

工作流程向导

建立你的工作流程的基础

  1. 在设置页面，填写以下字段:
    • 你想要这个工作流做什么?:选择工作流的同步方向(到Salesforce或Service Cloud，到Smartsheet，或在两个应用程序之间双向同步)。
      一旦你保存了工作流、工作表和Salesforce或Service Cloud对象，你将无法修改它们的同步方向。但是，你可以创建一个新的工作流来选择不同的设置。
    • 表名称:选择现有工作表或选择创建一个新的表单，立即在Smartsheet中创建一个新表单。
    • Salesforce对象:从下一个下拉菜单中选择Salesforce或服务云对象。
  2. 要确认您的设置，请选择继续。

的字段映射

  1. 在字段选项卡，映射Salesforce或Service Cloud与Smartsheet之间的字段。
  2. 可选:要在工作表中插入新列，请在下拉列表中选择新列。若要在工作流中包含更多Salesforce或Service Cloud对象字段，请选择添加字段。
  3. 可选:流下拉
    同步方向选择器，改变对象字段和列之间的同步方向。
    根据您在所需工具中的权限和该字段在集成中的使用情况，您可能无法更改某些映射的同步方向。
  4. 要确认您的字段映射选择，请选择继续。

使用过滤器来控制数据同步

在过滤器页面，你可以创建过滤器，以更好地控制两个应用程序之间共享的数据类型和数量。这些过滤器可以帮助确保您只同步与特定项目、客户端或员工相关的字段。

创建Salesforce或服务云，以及Smartsheet过滤器

  1. 要填充可用对象字段列表，请选择添加字段。
  2. 从列表中选择一个对象字段。
  3. 选择过滤条件。例如:equals, contains, is blank等。
    如果需要输入额外的过滤条件，右侧会出现一个文本框。
  4. 要确认并应用滤镜，请选择继续。

在工作流程中定义行组

创建行组，让您的工作流通过特定字段的选项组织Salesforce记录。例如，您可以根据以下机会阶段对记录进行分组:

  • 关闭了
  • 关闭了
  • 需求分析

当你将记录分组时，你不需要在它们同步后手动移动它们。

来定义工作流中的行组

在你开始之前

  • Salesforce或服务云记录必须在工作表的Salesforce或服务云ID列中有正确的超链接。如果您手动复制和粘贴Salesforce或服务云id从任何一个应用程序到您的工作表，您的工作流可能无法正常工作。
    • 如果Salesforce或Service Cloud ID列还不存在，它将在工作流第一次运行时自动添加到您的工作表中。
  • 您必须将Salesforce或Service Cloud ID字段映射到工作表的主列。这样可以确保正确地创建父行和层次结构。

定义行组是可选的。如果不需要对记录进行分组，请跳到保存您的工作流程部分。否则，请遵循以下步骤:

  1. 在集团列表，选择一个现有的Salesforce或服务云字段或键入一个新值。
  2. 可选:为额外的组织层定义子组。
    • 例如，将记录同步到Smartsheet中的一个International父行下，这也是一个Sales行的子行。
  3. 选择继续。

Salesforce行组

当你定义row组:

  • 选项中选择的值集团名单确定主要的表的父行中的列值。例如，当您按机会阶段分组时，在工作表中为每个阶段创建父行。
  • 新的父行将创建在您的表的底部，除非您的集团字段与现有的主要的表的列值。

保存您的工作流程

在更新汇总部分，你会看到Salesforce或Service Cloud对象中将要更新的字段的数量。你可以用这个来衡量从你的工作表流入对象的数据量。如果Update Summary计数出现意外的高或低，请根据需要返回以添加或删除过滤器。

  1. 在保存页，命名您的工作流。
  2. 查看将对Salesforce或服务云对象和Smartsheet进行的更新的摘要。
  3. 选择保存工作流。

保存工作流程后，您将进入仪表盘。然后，你的工作流将运行，并根据你在工作流中设置的规则自动更新以下记录:

  • Salesforce或Service Cloud
  • Smartsheet表中的行

要修改现有工作流，请遵循管理工作流程下面的部分。

Smartsheet中的自动编号或系统列不能映射到Salesforce Connector中自动同步值。
这是因为Salesforce连接器具有防止Salesforce和Smartsheet之间写入行为出现无限循环的逻辑。
要将Smartsheet中的自动编号或系统列值同步到Salesforce，您需要手动运行Salesforce连接器工作流。