关于数据穿梭

通过Smartsheet Data Shuttle，您可以将企业软件系统中的数据导入Smartsheet。

数据穿梭需要从CRM、ERP、数据库等系统下载。csv或。xlsx格式的数据。

您可以使用Data Shuttle将数据作为附件卸载到Smartsheet表或外部云源(OneDrive/SharePoint、Google Drive或Box)。

登录Data Shuttle

先决条件

数据穿梭是一个高级应用程序。要检查您的访问级别，请登录datashuttle.smartsheet.com．

要使用“数据穿梭”，您必须:

• 是一个授权用户
• 对目标工作表具有所有者、管理员或编辑权限
• 是否启用了Data Shuttle Premium应用程序权限用户管理由您的智能表系统管理员。

要联系您的销售代表并了解更多信息，请访问数据穿梭市场．

使用数据穿梭上传

创建一个上传工作流在数据穿梭中做以下工作:

• 从外部时间跟踪工具导入实际工作时间
• 从外部会计系统输入实际费用
• 从非sfdc CRM工具更新交付销售管道
• 将来自外部系统的数据合并到进气表中，以驱动SCC供应
• 连续地将来自多个系统的数据合并到一个Smartsheet解决方案中，以实现集中的执行概述
• 轻松地将ERP数据与工作执行上下文交叉引用
• 从自定义表单构建工具导入数据到Smartsheet
• 导入商业智能分析以采取行动

使用数据穿梭机进行卸载

创建卸载工作流在数据穿梭中做以下工作:

• 向不使用智能表的用户显示智能表的关键信息。
• 将处理过的数据从Smartsheet中取出，导入到公司内的其他数据分析工具、CRM或其他记录系统中。
• 以简单结构导出复杂数据，以便导入数据库。
• 每周在云存储系统中提供工作表摘要，以电子邮件附件的形式发送。
• 将修改过的、过滤过的工作表数据作为附件发送到另一个工作表，用于构建复杂的解决方案。
• 根据外部系统的预算，导出时间表上的关键PPM跟踪用例，以进行补救和时间点
• 通过长期保存不同表格的导出版本来导出、归档和审计数据

数据的兼容性

如果你有一个Smartsheet商业账户，你所有的硬盘默认都是打开的。

如果你有一个Smartsheet Gov账户，它们就关闭了。在Smartsheet Gov帐户中，您可以选择要允许Data Shuttle访问的驱动器，但必须这样做联络支持请求此功能。

上传数据

数据穿梭可以上传以下数据:

• 允许导出到Google工作表、。xlsx或。csv文本文件的系统
• Google Drive、Microsoft (OneDrive/SharePoint)或Box中的文件
• 共享Google, Box和SharePoint驱动器

如果您选择OneDrive作为源/目标位置，您的SharePoint站点将出现在OneDrive文件下的左侧窗格中。

在创建工作流时，请确保:

• .csv或.xlsx文件附加到Smartsheet中的工作表;或者,
• .csv， .xlsx或Google Sheet文件位于您可以访问的帐户的Google Drive中。
• 当从Google Drive导入文件到Data Shuttle时，Smartsheet中的许可用户必须至少对Google共享驱动器中的文档具有查看器访问权限。

从Smartsheet卸载数据

要将Smartsheet或Excel中的文件卸载到Google drive中的共享驱动器，Smartsheet中的许可用户必须至少具有编辑器访问Google共享驱动器中的文件的权限。

Data Shuttle可以将数据从Smartsheet卸载到以下位置:

• OneDrive/Sharepoint, Box和Google Drive，或作为Excel .xlsx或。csv格式的Smartsheet工作表的附件。
• 共享的Google、Sharepoint或Box驱动器。您必须至少对共享驱动器具有Editor权限。

Data Shuttle不支持旧的Excel文件(.xls)扩展名。

有关浏览器兼容性的信息，请参见使用Smartsheet的系统要求和指南．

数据穿梭工作流程

要上传或卸载数据，您必须创建工作流。

每个工作流都可以帮助您完成以下工作:

• 定义数据的来源和去向
• 对该数据应用过滤器
• 在目的地映射数据
• 为工作流自动运行创建一个可选的计划
  • 安排工作流意味着您可以设置它并忘记它，因为您知道目标的数据是定期更新的。您还可以在任何时候手动运行工作流。

在构建工作流时，请确保有一个明确的端点。避免循环工作流程;它们将在无限循环中运行，并对您的数据产生问题。

基本工作流程步骤

1. 确认您的数据兼容性和权限。
2. 登录到数据穿梭datashuttle.smartsheet.com．
3. 在左边导航栏中,选择+创建一个新的工作流。
4. 选择要创建的工作流类型，上传,或卸载．
5. 按照工作流程屏幕上的说明执行以下操作:
   • 确定你的来源
   • 设定目标
   • 应用过滤器
   • 映射任意列
6. 可选:设置工作流自动运行的时间表。
7. 发布工作流以保存它。返回到仪表板以查看、编辑或存档工作流。

技巧和最佳实践

• 有了数据穿梭，内容的局限性仍然适用。
• 如果需要从源上传以替换超过5,000行或将数据合并到20,000行，则可以应用筛选器或决定仅映射选定的列。还可以使用公共数据类别创建多个工作流，将数据分发到多个工作表中。您最多可以卸载20,000行。
• 如果您通常使用超过20,000行表限制的大型数据集，请考虑上传到数据表．
• Data Shuttle过滤器区分大小写。如果检查结果不正确，检查你的肠衣。
• 建立高效的工作流程。如果有人构建工作流并将其设置为在每次添加新附件时运行，则任何添加附件的人都将导致工作流运行。