在Data Shuttle中创建一个上传工作流

创建一个上传工作流来连接外部数据源，并将其上传、编辑和写入Smartsheet。

登录Data Shuttle

先决条件

数据穿梭是一个高级应用程序。要检查您的访问级别，请登录datashuttle.smartsheet.com．

要使用“数据穿梭”，您必须:

• 是一个授权用户
• 对目标工作表具有所有者、管理员或编辑权限
• 是否启用了Data Shuttle Premium应用程序权限用户管理由您的智能表系统管理员。

步骤1:创建上传工作流

1. 登录Data Shuttle．
2. 在数据穿梭中，在左边导航栏，选择加号图标。
3. 选择上传数据>下一个．

复制现有工作流以节省创建工作流的时间

您可以复制工作流以原样使用。您还可以编辑复制的工作流来创建一个新的工作流，而无需从头开始。复制现有工作流:

1. 转到工作流所在的选项卡。
2. 将指针悬停在工作流上。
3. 选择更多的．
4. 选择“创建副本”。

一旦您创建了工作流的副本，您就可以编辑它了。编辑工作流:

1. 将指针悬停在工作流副本的行上。
2. 选择更多的．
3. 选择编辑工作流。

一旦你的上传工作流模板准备好了，你就可以编辑细节了。

步骤2:选择源文件

1. 将源文件放置在以下位置之一:
   • 附件内容:因为您已经登录了，所以可以搜索或浏览到附加文件的工作表。选择是否要在每次运行工作流时导入最新的附件，还是导入具有特定名称的附件:
     • 最近的:您最近的附件同步是基于您的工作流程中的时间表。或者，您可以手动运行工作流。
     • 附件名称:Data Shuttle将只使用您的工作流中指定的附件。
       
   • 谷歌驱动:按照提示允许smartsheetapps.com查看您的Google Drive帐户中的文件。身份验证成功后，搜索或浏览同步的Google Drive以找到要使用的文件(.xlsx、.csv或Google Sheet)。
     
   • OneDrive或Sharepoint:按照提示允许smartsheetapps.com查看您的smartsheetapps.com中的文件以查看OneDrive或Sharepoint帐户中的文件。认证成功后，搜索或浏览同步的OneDrive/Sharepoint，找到要使用的文件(.xlsx或.csv)。
     
   • 盒子:按照提示允许smartsheetapps.com查看您的Box帐户中的文件。身份验证成功后，搜索或浏览您的synchronized Box以找到要使用的文件(.xlsx或.csv)。您可以上传您自己的Box文件，以及与您共享的Box文件。
2. 使用该文件具有列标头切换以确认数据源是否包含标头。
   
   仅限Excel文件:指示哪个工作表选项卡包含要合并的数据(Excel工作簿中的第一个工作表是选项卡1)。
3. 点击下一个

Data Shuttle不支持基于openxml的.xlsx文件。当使用API生成文件数据时，请考虑生成.csv文件而不是.xlsx文件。

步骤3:选择目标工作表和工作流操作

配置如何将结果上传到Smartsheet。

1. 选择目标表——您的数据所在的位置。如果使用智能工作表附件作为源，则该附件可以与源工作表相同，也可以不同。
   
   如果您在将文件附加到工作表上有困难，请与您的组织的Smartsheet系统管理员联系附件设置．
   
   源文件的大小不应超过1GB。任何更大的都可能超时。
   
   您还可以通过data Shuttle将数据上传到现有的DataTable。了解有关使用DataTable的更多信息在这里．
2. 选择将数据导入Smartsheet的方式:
   
   用输入文件中的数据替换所有Target工作表行。重要:此选项完全覆盖您的数据。您的目标位置可能存储以前的版本，因此您可以根据需要恢复以前的卸载。
   
   或
   
   根据键列值将数据合并到目标中。当您选择合并数据时，还将选择行选项:
   • 将行添加到源文件中，然后将行添加到工作表中。
   • 更新行作为源文件中的更改。
   • 删除不再符合筛选条件的行。
3. 更新所选列的下拉选项。这将用Excel或。csv文件中的值替换列属性中的Smartsheet下拉值。

步骤4:设置过滤器以控制导入哪些输入行

使用过滤器来定义系统应该将哪些数据推送到Smartsheet。例如，您可以创建一个过滤器，只导入以In Progress作为Status列值的行。

过滤器在处理可能导致导入超出智能表行限制的大型数据集时也很有用。对于超出表限制的数据集，请考虑使用DataTable。有关工作表和导入文件最大大小的更多信息，请参见智能工作表系统要求和指南。

过滤器是区分大小写的。确保它们与文件中的信息完全匹配。

设置过滤器。

1. 在过滤器选项卡上,选择添加另一个过滤器．
2. 在过滤器设置中，选择输入列、比较操作符(例如，equals或contains)和值。
3. 在过滤器逻辑框中，将每个过滤器与AND或or运算符连接起来。
   • 要定义每个过滤器之间的关系，请使用过滤器id(每个过滤器旁边的数字)。
     
4. 选择下一个．

定义更复杂的逻辑

您可以使用括号和and或or定义更复杂的过滤器逻辑。例如，(1 AND 2)或(3)组合逻辑以包含(Department = "Services" AND Widget Size = "Large")或Department = "Marketing "的所有数据。在本例中，只会导入服务部门的大型小部件，但也会导入所有营销小部件。

步骤5:在两个系统之间映射列

智能表列是预先填充的;从源文件中选择Input列。

1. 如果要手动映射列，请单击输入列旁边的下拉框，滚动并选择右侧显示的Smartsheet列的正确映射。
2. 选择列类型以确保字段的格式正确。

如果更改了基础工作表，请选择刷新更新映射。刷新将覆盖您所做的任何手动更改，因此请仔细检查以确保您的列被正确映射。

第六步:安排你的工作流程

有两种方法可以安排您的工作流自动运行;按附件运行或按计划运行。如果您不需要以设定的节奏更新数据，还可以随时通过仪表板手动运行工作流。

在附件上运行

启用后，每当向源工作表添加新附件时，工作流将评估并运行新附件是否符合标准。只有当您的工作流使用智能表附件作为源并且目标不是DataTable时，才能在附件上运行。

如果构建工作流并将其设置为在每次添加新附件时运行，则任何添加附件的人都将导致工作流运行。

按计划运行

1. 切换按计划运行上。
2. 选择下面的选项星期几，开始时间，重复间隔,结束时间．可以添加多个调度选项。
3. 点击下一个．

数据穿梭使用格林尼治时间。

手动运行

如果您不需要工作流按照设定的时间表运行，请跳过此步骤。若要手动运行工作流，请选择运行从仪表板上。如果您稍后决定希望工作流按照设定的计划开始运行，则可以编辑工作流以添加计划。在“on Attachment”上按时间表运行的工作流也可以在任何时候手动运行。

步骤7:创建输入表达式

数据穿梭中的输入表达式是将Smartsheet公式应用于通过数据穿梭带入工作表的数据的一种方式。

例如，假设你有几个源文件馈送到Smartsheet中的工作表中。您希望区分某一行数据来自哪个数据源。

如果一个文件来自Netsuite，另一个来自Oracle，您可以在Data Shuttle上传期间使用Input Expression来识别源。

使用源位置信息标记数据:

1. 创建将通过data Shuttle上传数据的工作表，并包括显示源位置的列，例如:源．

2. 保存你的床单。
3. 跳过源在构建Data Shuttle工作流时，在映射步骤中。

4. 在表达式选项卡上,选择添加另一个表达式．
5. 的新列名唯一字段名．这个例子使用源。
6. 中输入公式函数的语法字段。这个例子使用= " Netsuite "

7. 返回到映射选项卡并将此表达式字段映射到相应的列。对于本例，Source to Source。

8. 完成构建数据穿梭工作流。

当工作流运行时，它将把公式放入上传的行中。在本例中，当您在Source列中选择一个单元格时，您将看到=" Netsuite"公式。

可以使用任何其他Smartsheet函数作为表达式，包括引用其他列中的值的表达式。

作为一些例子，你可以使用:

• =TODAY()[这将放在TODAY()函数中，该函数将在打开工作表时更新]
• =RIGHT(Location@row,3)[这将拉出“Location”列和对应行中字符串的正确三个字符]

步骤8:发布您的工作流

为您的工作流输入一个名称并选择Publish。您现在可以随时访问您的工作流，您想要运行，编辑或删除它。