BPI专家如何攻击业务流程改进

业务过程改进(BPI)，也称为功能过程改进，是组织开发的一部分。BPI项目的目标是系统地改进或实施流程，期望的结果是向消费者提供增强的产品或服务，并提高操作效率。ob欧宝娱乐app手机下载BPI是一个广泛的术语，可以涵盖许多操作，从增量持续改进(CI)到业务的根本转换，即业务流程再工程(BPR)。

业务流程是一系列关联的任务，具有已定义的起点，导致服务或产品的交付。ob欧宝娱乐app手机下载任何时候，组织想要消除浪费和冗余，或者制定新的战略目标，都可以进行BPI项目。通常，当企业发现没有合适的定义方法时，就会启动BPI项目。

BPI项目可以使用几种不同的方法或方法、技术和工具的组合。一些流行的方法包括六西格玛，精益管理，精益六西格玛，敏捷管理、再造、全面质量管理、即时，改善，星信计划，波卡轭，实验设计和过程卓越。这些方法中的许多都使用不同数量的步骤或阶段来促进类似的过程改进周期。

过程改进周期是BPI项目所经历的一系列高级步骤。大多数包括一个或多个步骤，这些步骤确定变更需求、分析当前过程、获得组织支持、创建新过程以及跟踪这些过程。然后这个循环又开始了。之所以这样描述，是因为一个周期持续了过程的改进，而不是在一个结果上停滞不前。

BPI项目还可以以创建更高效的工作流为目标。工作流是产生预期结果的一系列步骤或事件。它们描述了步骤、资源(如人员或设备)以及它们之间的相互作用。欧宝体育app官方888工作流是在流程图中绘制的，流程图是工作流和业务流程的图形化表示。

任何BPI项目的一个重要部分是变更管理，这是一种系统的方法，用于在组织内部的个人和业务级别进行调整和开发。变更管理意味着要积极主动，由专家将业务价值主张与个人观点联系起来。在BPI的情况下，专家建议在项目之前建立一个变更管理团队，以管理员工对调整的期望，并经常进行检查。

技术是任何BPI计划的关键部分，但它只是整个计划的一个方面。当需要改进的过程包括新安装或升级的技术时，尤其如此。例如，智能工厂可能是不断改进的技术的顶峰，但专家建议，驱动BPI的应该是组织的战略目标，而不是技术。流程变更应该在实施新技术之前进行，以减少任何负面影响。此外，对工艺和技术的更改不应同时执行。

业务流程改进与业务流程管理:有什么区别?

BPI的目标是持续改进，而业务流程管理(BPM)是对公司流程的管理，而不管它们的设置和运行情况如何。在BPM中没有持续改进的要求，但是需要在战略上对齐公司的流程。

业务流程管理软件(BPMS)支持BPM和BPI原则。由于BPM是一门整体学科，因此您可以从与任务一致的软件中获益。关于BPI和BPM的软件需要注意的一点是:无论您选择哪种软件包，都要确保对您的员工来说不会太复杂，并且具有支持您计划进行的项目的功能。

BPI的目的是不断提高过程生产率，并始终如一地产生正确的结果。ob欧宝娱乐app手机下载成功的流程是定期交付预期产品或输出的流程。ob欧宝娱乐app手机下载该过程应使用最有效的资源，以预期的最低成本产生结果。欧宝体育app官方888产品应该ob欧宝娱乐app手机下载总是按预期工作，并在指定的时间到达那里。

您的客户设定标准，他们的期望成为您的过程指示器。流程经理的责任是不断地审查这些指标，并确保它们与市场保持同步。管理者还必须确保该过程不会以牺牲其他指标为代价来支持一个指标。BPI应该提高过程的有效性、效率和质量。

企业采用的一个好的BPI计划的例子是订单到现金的流程，在这个流程中，减少流程周期(完成时间)为公司的底线带来了明显的好处。对于那些不在实体环境中运营的公司来说，这个周期对于生存来说尤为重要。

在这个过程中，接受订单，核对订单和库存，组装货物或服务，验证组装的质量，发货和交付货物或服务，给客户开发票，付款，并进行报告。这个过程很长，很容易出现错误和瓶颈。涉及的人员越多，周期越长。BPI可以带来巨大的改变。

BPI计划的其他好处包括:

• 增加利润
• 节约和控制计划的文件
• 促进安全
• 减少过程摩擦
• 更好的自动化
• 识别工艺系统缺陷的根本原因
• 消除瓶颈
• 减少污染

没有企业希望保持静止。为了竞争并赢得胜利，你的组织不仅要跟上挑战者，还要找到超越他们的优势。BPI项目使您的企业能够做到以下几点:

• 提升客户体验
• 提高生产力和效率ob欧宝娱乐app手机下载
• 从现有占用空间中增加容量
• 提高客户服务和团队合作能力
• 减少返工和过度加工
• 改善内部和外部沟通
• 标准化端到端业务流程

BPI项目非常重要，因为它们推动组织成为以过程为中心的企业。使用多维视角，BPI项目经常审查高性能流程的基本方面，并促使公司提出有关这些方面的问题。在对已知问题进行排序和优先级排序后，公司应该问这些问题:

1. BPI项目应该解决的最重要的问题是什么?
2. 预期的改进程度是多少?现实吗?

每个BPI计划都应该满足组织的特定目标。在评估项目时，管理者应该审查以下标准，并确定项目是否达到了这些标准，以及他们如何在未来更好地实现这些标准。

• 有效性:这主要集中在您的最终用户，特别是您的客户和客户的交付需求上。项目经理应该询问是否达到了预期的结果，以及该过程是否能够交付所需的内容。
• 效率:这主要关注负责整个流程的人员、执行流程的人员以及流程是否足够用户友好。对于这个标准，项目经理应该确定是否已经消除了任何官僚主义，以及是否需要最小的资源来实现结果。欧宝体育app官方888
• 适应性:这将评估新流程是否可以随着业务需求的变化而修改。项目经理应该通过测量过程的灵活性来确定过程的灵活性。

BPI计划不仅仅与技术和大企业相关。有很多用例。例如，您可以将BPI项目应用于营销活动、人力资源入职或招聘实践、销售订单、IT票务或服务台、采购流程、咨询服务、材料请求和遵从性需求。在市场营销中，您可以执行BPI项目来自动化您的通信，从而减少启动新活动所需的时间。您还可以实现审核流程，检查并消除副本中的错误。在IT中，您可以开发一个流程来自动将服务请求分配给您的团队，并引入一个流程，将新员工的详细信息拉入他们的软件帐户以进行设置。

专门从事BPI的咨询公司可以在评估过程时为组织提供一定程度的客观性。利用他们深厚的行业知识和BPI经验，顾问可以确定哪些流程应该改进，并确定优先级，以及设计和实施适当的解决方案。在他们的评估中，顾问会查看您的过程的成熟度，它们是如何执行的，它们被期望执行的级别，以及如何将现实与需求协调起来。

过程成熟度指的是过程的正式程度和优化程度，无论它们是临时的实践还是包含里程碑的正式定义的步骤。过程成熟度的连续体从临时到完全优化的实践。更成熟的流程强调具有服务水平协议的框架，在该框架中，组织中的每个人都在协调的努力下工作，以将计划付诸行动。此外，在成熟的过程中，定义了度量标准。过程成熟度还表示完整性:它的有用性、自动化和可靠性。

企业可以通过查看以下标准来评估流程成熟度:

1. 领导:这包括对过程的问责、管理和监督。理想情况下，整个过程都有一个领导者。
2. 团队合作:这是指在过程中工作的团队是否具有紧密的结构。
3. 终端用户的链接:这是最终用户(无论是外部客户还是内部员工)参与流程设计的密切程度。
4. 指标:这就是流程的度量标准是如何定义的。
5. 自动化:这是过程自动化的程度。
6. 清晰:这是过程被安排和理解的程度。
7. 持续改进:这是一系列定期的评估和改进活动。
8. 通用:这是流程在整个业务中的使用情况。

确定过程成熟度的最终目标是达到过程卓越性。流程卓越不仅仅是改进流程;它是关于改变你的员工工作和行动的方式。只有这样，您的员工才能解决问题，管理变更和绩效，以便与您的业务目标保持一致。为了实现真正的过程卓越，公司必须首先了解一些细节，包括他们正在使用的改进程序的类型，他们的目标是什么，以及将技术集成到他们的项目中的最佳方法是什么。

这就是BPI顾问发挥作用的地方。他们可以代表公司管理项目，帮助公司决定使用的方法，并通过他们的项目支持公司。以下是一些咨询公司可以提供的支持类型的例子:

• 建设发展管理
• 工程监测贷款
• 可行性研究
• 现金流量预测
• 管理与人力资源咨询
• 团队与个人发展
• 组织转型
• 供应商开发
• 学术机构流程改善
• 整合新伙伴关系的流程

改进方法通常用于调整过程，因为它们的结构可以防止业务在调整阶段失败或挣扎。然而，根据马克革顺，大多数业务流程改进项目仍然失败。其原因，根据斯科特·劳为TechRepublic撰写的文章包括:

• 缺乏来自高层的支持
• 组织文化
• 非合作团队成员
• 项目团队没有响应
• 这个倡议太集中了

在历史上，过程改进方法的有效性也有所不同。阿德索拉和贝恩斯说没有一种方法可以处理BPI项目的所有必要阶段，并且一些实践者建议组合方法以获得最佳结果。

BPI计划使用众所周知的方法，包括六西格玛、精益、改善， iso9000，约束理论，全局8-D，和拉姆勒巴赫。这些方法都有一个共同的理念，即过程总是可以改进的。他们还假设测量和统计是改进的关键。最后，他们认为最接近流程的员工是改进流程的最佳人选。

要了解更多信息，请阅读以下对一些方法的简要概述:

六西格玛:六西格玛是一种质量度量，旨在通过集中于输出来消除缺陷、错误和冗余。六西格玛包括五个阶段:定义、测量、分析、改进和控制(DMAIC)。这种方法有助于找出流程中的缺陷，以及它们是如何产生和分类的。然后从业人员回顾改进它们的方法。

六西格玛中的其他工具包括六西格玛设计(DFSS或DMADV)、因果分析和SIPOC分析。DFSS是用于改进过程的方法，使其达到六西格玛质量水平。因果分析，也称为鱼骨图或石川图，是一个过程的可视化图表，显示了问题或结果的因果关系。在SIPOC(供应商、输入、过程、输出和客户)分析中，每个类别都是分析中的标题，使您能够确定项目的范围。六西格玛经常与精益生产．这种混合被称为精益六西格玛，并利用了两种方法的优势。当它们一起使用时，它们可以应用于改进过程的所有阶段。

精益生产:精益是一种质量度量，旨在减少浪费和改进工作流程。精益思维认为，任何不能产生价值的活动都是浪费，应该从生产过程中剔除。精益有五个阶段:分类、整理、清理、系统化和维持(5S)。它还使用价值流映射工具来创建将您的产品或服务提供给客户的材料和信息的工作流图。ob欧宝娱乐app手机下载这些可以是当前的状态图或未来的状态图。

改善:改善关注的是大量的小的持续的改进，它涉及到所有的员工。改善强调以渐进、增量、持续的方式增加价值，减少浪费。改善包括四个步骤:计划、执行、检查和行动(PDCA)。改善是一种快速改进的技术，因为问题是明确定义的，解决方案是已知的。改善项目的风险是最小的。一些专家建议将改善与六西格玛结合起来，这样改进就会在持续的基础上发生，偶尔会有突破。

ISO 9000:虽然iso9000是一个管理体系，而不是一个改进体系，但它被认为是国际质量标准。欧洲联盟正式接受ISO 9000，世界其他地区也接受。iso9000要求对公司的过程进行文件化的“认证”。一旦获得ISO 9000认证，公司就不需要持续改进其流程。然而，ISO最近在其质量管理家族中增加了持续改进标准。

约束理论(TOC):这种质量改进方法迎合了过程中的限制和瓶颈。使用流程流分析，TOC处理一个瓶颈，从而暴露出需要注意的另一个瓶颈。这可能被认为是TQM或持续改进的一种类型，因为修复和暴露瓶颈的周期是连续的。

所有这些方法都可能是业务改进策略的一部分。成功的关键是知道如何以及何时将每种方法应用于各种过程改进机会。专家建议对你自己和你的团队进行这三种方法的培训，以适应不同项目的需要。

BPI计划可以借鉴许多方法学和方法。DRIVE就是这样一种方法，特别是当您第一次起草流程时。DRIVE代表:

• 定义过程范围，什么是成功，什么是合理的可交付成果。
• 回顾你当前的流程;识别和收集任何相关数据。
• 确定过程改进和维持它们的方法。
• 验证，确定优先级，并计划将实现既定目标的改进。
• 执行计划，获得反馈，并进行检查。

其他方法包括统计过程控制、仿真和RAPID。RAPID是BPI改进方法的一种业务流程改进共享服务，汇编了来自几所顶尖大学的同行评议方法，这些方法是该计划的一部分网络变革和持续创新(NCCI)。RAPID代表:

• R查看问题
• 一个评估当前状态
• P局域网变更
• 我mplement变化
• Determine成功

RAPID非常适合于改善事件，因为它们是快速、增量和实时执行的。

要使您的公司达到流程优化的下一个级别，无论定义的方法和方法如何，您都应该考虑以下七个步骤。

1. 映射流程。由于进程像河流一样相互流动，因此映射是合适的。确定瓶颈点和客户体验，并收集相关资源。欧宝体育app官方888了解项目并在头脑中有明确的目标是项目成功的关键。
2. 获得团队支持。这一步骤将使您的组织与必要的流程改进结合起来。没有这一点，你所有的改进努力都会失败。
3. 设计流程。此步骤考虑到将在实现业务目标时增加价值的结果，以及对齐流程以实现这些结果的最佳方法。这是我们想要的过程。利用BPI过程中可用的工具，根据期望的结果对组织中的劳动力进行重组。
4. 实现更改。对流程的更改应该使用已知的工具来实现。
5. 执行流程。自动化是否合适?即使是最周密的计划也可能因实际经验而改变。
6. 监控流程。继续检查您的流程，以使其更有效和更好地优化。测量，测量，再测量。在这一步中，您将验证所定义的目标是否正在实现。
7. 优化流程。经验是最好的老师。利用吸取的经验教训，继续改进以保持过程的卓越性。

我们可以从每天使用BPI的专业人士那里学到许多经验。他们的许多观点是来之不易的，是建立在经验和斗争的基础上的。一些专家甚至建议在您的BPI项目中同时部署企业风险管理(ERM)专业人员。下面的每个专家都在不同的领域使用BPI，他们给出了他们如何实现BPI的观点和技巧。

1. 在开始之前定义“好”是什么样子的:你为什么想要改进你的业务流程?如果项目成功了，会有什么不同?如何衡量呢?
2. 记录当前的业务流程;谁是参与其中的演员?他们的目标是什么?步骤是什么?哪里有摩擦?
3. 识别利益相关者和价值图;谁是过程中的利益相关者，无论是内部的还是外部的?在这个过程中增加、交换和删除了什么价值?增加/提取新价值的机会在哪里?
4. 影响分析:一个成功的项目会影响到哪些干系人?他们将如何受到积极/消极的影响?新流程如何与公司/部门级别的目标和目的保持一致?需要多少零钱?组织/团队对变更的准备程度如何?
5. 明显的和不透明的:显而易见的解决方案是什么?为什么它们还没有实现?改变的无形/无形障碍是什么?

“在你完成了最初的工作之后，你就可以开始开发和测试新流程的假设，以及它们如何实现与‘美好的样子’相一致的结果。”

诺克罗斯继续说道:“根据aBP趋势报告在美国，20%的企业采取了BPI计划，而66%的企业从未或只是偶尔执行过程改进项目。我们也知道33%的BPI项目失败了。”

用他的话来说，以下是三个主要原因:

1. 缺乏行政层面的支持:有些项目是由希望改善业务的团队发起的，但没有管理层对变更的支持，而且通常没有运行完整项目所需的预算。第一步必须使BPI项目与公司目标保持一致，并获得最高管理层的支持。
2. 缺乏组织准备:许多BPI项目的深远影响超出了领导项目的团队。如果组织没有做好准备，就会有多个层次的阻力。提前弄清楚谁会受到影响，并确保他们看到做出改变的价值/好处。在项目开始之前，检查设置是否太长，以避免精疲力竭。
3. 厌恶风险/害怕失败:改进需要改变。变更是有风险的，有时项目或阶段会失败。失败是学习和成长的一部分，然而许多人害怕失败。每个人都必须能够理解、评估和减轻与变更相关的风险。实现这一点的一个简单方法是查看个人目标和绩效评审指标，并确保它们允许(甚至鼓励)成功的BPI项目所必需的变更。

底线是:为了降低成本和提高效率，将业务流程从纸质变为在线，或从手动变为自动化，这是很容易的部分。真正的工作是在开始之前了解组织、人员、目标和风险容忍度。”

“使用‘框架内的自由’来开发和改进流程的结果是，当它得到正确执行时，你会让团队成员更快乐，更有效地解决挑战和完成工作。这整个概念与微观管理密切相关。没有人喜欢它，并且‘框架内的自由’可以很好地提醒您如何避免将其引入流程开发和bpm。”

请注意从网络专家那里学到的关于BPI项目的其他经验教训:

1.BPI可以让我们更了解我们的员工。员工可能并不懒惰，但他们的流程可能很糟糕或效率低下。他们是自己工作的专家，应该是帮助做出改变的人。此外，期望他们在流程的每个阶段都成为专家是不现实的。

2.不要忘记标准化流程交接。确定交接的步骤顺序和谁负责什么。您可以根据组织的程序来确定它需要有多正式。

3.任何BPI项目的最后一次会议都应该是一次“经验教训”会议。你会在以后的行动中感谢自己。

4.庆祝胜利!这有助于保持团队士气高涨。

许多公司提供BPI培训。这些课程中的绝大多数仅限于几个小时或一天的研讨会。先决条件通常包括对……的深刻理解或经验业务建模和映射。只有少数人列出了具体的方法经验或理解作为要求，尽管专家建议掌握每一个。每种方法都有自己对BPI的看法，可以找到与每种方法一致的课程，以及一些混合方法的课程。方法中立的课程是可用的，但是他们通常吹嘘他们自己的模型是改进计划的“最佳”遵循。

最后，所有的课程都提供实用的或动手的技巧和技巧。一般来说，参加这些课程的专业人员已经具有业务流程管理方面的经验，并且最好通过额外的课程学习，因为他们可以直接应用这些概念。

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